Miesiące spowolnienia gospodarczego 2009 r. wpłynęły na to, że obecnie wiele firm przestało drastycznie oszczędzać na swoich flotach. Kwestie finansowe są oczywiście nadal ważne, ale nie stoją już na pierwszym miejscu. Priorytetem stały się bezpieczeństwo, wygoda i oszczędność czasu, co w dłuższej perspektywie również przekłada się na oszczędności finansowe związane z zarządzaniem flotą.
Firmy, które chcą obniżyć wydatki na flotowe samochody, często są przekonane, że oszczędności przyniesie im zarządzanie flotą na własną rękę, bez korzystania z usług firm flotowych. Opierając się na własnym doświadczeniu, mogę stwierdzić, że jest to mylne przekonanie. Oczywiście sytuacja każdego przedsiębiorcy jest inna, odmienne są również oczekiwania czy zadania parku pojazdów, jego struktura i wielkość, ale outsourcing w większości przypadków jest w stanie usprawnić funkcjonowanie floty i obniżyć wydatki.
Istotną kwestią dla każdego przedsiębiorcy jest rzetelna i dokładna analiza wszystkich kosztów, związanych zarówno z zakupem, jak i zarządzaniem pojazdami. Jednym z jej elementów jest audyt całkowitego kosztu utrzymania parku samochodowego - TCO (ang. Total Cost of Ownership).
TCO obejmuje wszystkie czynniki kosztotwórcze, z podziałem na koszty bezpośrednie i pośrednie. Do kosztów bezpośrednich należą składowe związane zarządzaniem pojazdami: zakup paliwa, bieżące naprawy, przechowywanie i wymiana opon, samochody zastępcze, ubezpieczenia, assistance i naprawy powypadkowe, amortyzacja oraz pozbycie się aut po okresie eksploatacji. Koszty pośrednie obejmują pracę działu flotowego przedsiębiorstwa, m.in. negocjacje z dostawcami usług, selekcję, analizy i archiwizowanie informacji w bazach danych, oraz bieżące koszty administracji.
W samodzielnie zarządzanej flocie w TCO należy też uwzględnić utrzymanie pracowników: wynagrodzenia, nagrody i premie, rekrutacje i odprawy (w przypadku redukcji zatrudnienia), zwolnienia chorobowe itp. Kolejnym kosztem są okresowe szkolenia personelu oraz grupa liczonych proporcjonalnie wydatków administracyjnych: wynagrodzenia pracowników działu HR, księgowości, zarządu czy zewnętrznych audytorów. Grupą kosztów często pomijaną przez firmy w analizie są stałe koszty funkcjonowania działu: proporcjonalny czynsz za pomieszczenia, wyposażenie i oprogramowanie IT, meble i sprzęt biurowy, wydatki bieżące (np. rozmowy telefoniczne, tonery) czy zużywana energia. Dopiero zestawienie wszystkich kosztów pozwoli przedsiębiorcy poznać całkowite wydatki na flotę i porównać je z ratami finansowo-serwisowymi outsourcingu.
Przekazanie zarządzania samochodami firmie wynajmu pozwala na ograniczenie lub zniwelowanie wszystkich kosztotwórczych składników samodzielnego zarządzania flotą - od kosztów pracowniczych przez administracyjne i operacyjne, np. dział księgowości otrzymuje w miesiącu jedną fakturę zamiast kilkudziesięciu. Odpowiedzialność za funkcjonowanie służbowych samochodów przejmuje firma wynajmuj, a klient może skupić się na swojej głównej działalności biznesowej. Pomijam tu kwestie oczywiste, takie jak stabilny i przewidywalny budżet przez kilka lat.
Już na etapie zakupu pojazdów dla klienta firma flotowa - ze względu na skalę zamówień - otrzymuje wyższe rabaty i lepsze warunki niż przedsiębiorca negocjujący nabycie aut we własnym zakresie. Kolejny krok to rejestracja samochodów - korzystając z usług firmy flotowej, przedsiębiorca nie musi poświęcać wielu godzin w wydziale ruchu drogowego, oczekiwać na wydanie tablic itp. Należy to do obowiązków firmy flotowej, która auta również ubezpieczy, a przedsiębiorca także w tym przypadku nie traci czasu na porównywanie ofert. Jednym słowem - usługi firm wynajmu pozwalają nie tylko z ograniczyć wydatki, ale i oszczędzić to, co we współczesnym świecie jest najcenniejsze - czas.
Bieżący proces zarządzania flotą za pośrednictwem firmy wynajmu także przynosi długofalowe oszczędności. Przykładem może być tu możliwość przygotowywania raportów, na podstawie których można wprowadzać zmiany w kontrakcie i modyfikować go na potrzeby danej floty. Nie bez znaczenia są także kwestie sprawdzonej i zaufanej sieci serwisów samochodowych, zakładów blacharsko-lakierniczych czy pakietów assistance itp. Istotną sprawą jest też wymiana służbowych aut na nowe. Przy kilku samochodach nie stanowi to problemu, jeżeli jednak klient ma flotę liczącą kilkadziesiąt czy kilkaset pojazdów, to przy samodzielnych działaniach może to zająć dużo czasu, angażować pracowników i generować znaczące koszty. Wystarczy tylko wspomnieć o kwestii pozbycia się "starej" floty: można ją sprzedać szybko, obniżając cenę samochodów i notując straty, można też długo negocjować i po miesiącach uzyskać oczekiwaną cenę, ponosząc jednak przez cały czas koszty parkowania, obowiązkowych przeglądów, zbliżających się ubezpieczeń… Firma wynajmu także ten ciężar zdejmuje z przedsiębiorcy.
Zbyt rygorystyczna polityka oszczędności w firmowej flocie może przynieść straty nie tylko z powodu rezygnacji z istniejących na rynku profesjonalnych usług i rozwiązań. Przedsiębiorcom zwykle najłatwiej jest obniżać koszty w kwestiach związanych z bezpieczeństwem kierowców, co niekiedy przekłada się na gorsze wyposażenie służbowych samochodów w systemy czynnego bezpieczeństwa. Podobnie jest z brakiem szkoleń z zakresu bezpiecznej jazdy. W dłuższej perspektywie nie daje to oszczędności. W najlepszym wypadku wymusza wydatki na koszty napraw aut, a w najgorszym - także te związane z nieobecnością w pracy poszkodowanego kierowcy. Należy również wspomnieć, że samochody powypadkowe mają niższą wartość, przez co firma traci też przy ich sprzedaży. W przedsiębiorstwach oszczędzających na bezpieczeństwie swoich pracowników zwykle brakuje tzw. car policy, regulującej odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez kierowców.
Firmy często oszczędzają także przy wymianie pojazdów, wybierając auta mniej prestiżowych marek niż dotychczas. W ten sposób menedżer, jeżdżący dotychczas samochodem marki uznawanej za solidną czy klasyczną, przesiada się do auta wizerunkowo ocenianego niżej lub tzw. egzotycznej marki. Jest to - owszem - tańsze, ale nie kojarzy się z prestiżem i często powoduje niezadowolenie pracowników, dla których samochód jest dodatkiem do wynagrodzenia, podkreślającym rangę stanowiska. Firma w ten sposób traci swój wizerunek wśród pracowników. Takie oszczędzanie może też wpłynąć na zachwianie wizerunkiem przedsiębiorstwa w otoczeniu biznesowym - menedżer przyjeżdżający na spotkanie z klientem pojazdem gorszym niż do tej pory, może prowokować pytania, czy jego firma nie ma kłopotów i czy jest wciąż wiarygodnym partnerem.
Oszczędzanie samo w sobie jest z pewnością działaniem pozytywnym. Problem pojawia się przy zbyt rygorystycznym podejściu do tej kwestii. Uważam, że wprowadzenie programu cięcia kosztów powinno być rozpatrywane pod różnymi aspektami: finansowymi (w perspektywie długofalowej), operacyjnymi, administracyjnymi czy wizerunkowymi. Warto także czerpać wiedzę z praktyki firm wynajmu oraz fleet managerów z innych firm. Podsumowując - oszczędzajmy, ale z głową.
Leszek Pomorski