Jeżeli pracodawca wyraża zgodę na korzystanie z prywatnego auta w celach służbowych, to znaczy, że zgadza się na poniższe stawki kosztów (o ile układy zbiorowe pracy nie przewidują niczego innego):0,5214 zł za km w przypadku auta o pojemności do 900 cm³;0,8358 zł za km dla samochodu o pojemności powyżej 900 cm³;0,2302 zł za km dla motocykla;0,1382 zł za km dla motoroweru.
- 300 km dla miejscowości do 100 tys. mieszkańców;500 km dla miejscowości od 100 do 500 tys. mieszkańców;700 km dla miejscowości powyżej 500 tys. mieszkańców.
- Przepisy przewidujące korzystanie z prywatnego pojazdu wprowadzają ważne ograniczenie: porozumienie pracodawcy i pracownika może odnosić się wyłącznie do auta osobowego. Prywatny samochód ciężarowy nie może być używany w firmie, nawet za zgodą obu stron!
- Pracownik nie ma obowiązku dokumentowania kosztów, czyli na przykład przedkładania faktur VAT za paliwo czy też dowodów uiszczenia opłat parkingowych. Dokumenty te nie są przedmiotem rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą – ich reguły określają odrębne przepisy.