Nie wyobrażamy sobie prowadzenia choćby małej firmy bez samochodu – nawet fryzjer czy księgowy potrzebują czasem auta, by zaopatrzyć swój zakład w niezbędne kosmetyki lub pojechać do klienta po dokumenty. Ale czy samochód musi od razu być własnością firmy? Czy nie możemy użytkować prywatnego auta, jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą?

Możemy, ale pod pewnym warunkiem. W przypadku pojazdu prywatnego użytkowanego w firmie konieczne jest prowadzenie tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu. Każdy wyjazd służbowy musi być dokładnie odnotowany, a faktury za paliwo powinny być opatrzone numerem rejestracyjnym samochodu. Takie rozwiązanie ma oczywiście swoje wady i zalety. Podstawowa korzyść to możliwość odliczenia bezpośrednich kosztów eksploatacji od podstawy opodatkowania.

W praktyce oznacza to wydatki na paliwo, ale z ograniczeniami. Do kosztów prowadzenia działalności nie możemy zaliczyć jednak wydatków poniesionych na naprawy czy ubezpieczenie auta, a koszt zakupu pojazdu nie może wchodzić w koszta prowadzenia firmy.

Drugi sposób użytkowania samochodu w firmie polega na wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych. Tak jak w po przednim przypadku, wydatek na zakup auta nie jest kosztem uzyskania przychodu.

Do kosztów prowadzenia firmy wliczamy wszystkie wydatki związane ze zwykłym użytkowaniem pojazdu: zakup paliwa, ubezpieczenie i bieżące naprawy. Dodatkowo, tak jak każdy środek trwały, auto może być amortyzowane (patrz apla obok), co również obniża podstawę opodatkowania naszej działalności.

Najczęstszą – choć odnotowującą ostatnio spadek zainteresowania przedsiębiorców – formą pozyskania auta dla firmy jest leasing. Podstawowe zalety i wady tego rozwiązania opisaliśmy na s. 28. Teraz pora na bliższe przyjrzenie się leasingowi z podatkowego punktu widzenia. Najpopularniejszą metodą finansowania pojazdów jest leasing operacyjny, który znacząco podnosi koszt uzyskania przychodu. W odróżnieniu od dwóch opisanych wcześniej przypadków wpłata początkowa (stanowiąca kilkadziesiąt procent wartości auta)jest zaliczana do kosztów prowadzenia działalności.

Podobnie dzieje się z comiesięcznymi czynszami leasingowymi oraz bieżącymi wydatkami (paliwo, naprawy). Leasing pozwala też na amortyzację. W przypadku leasingu operacyjnego dokonuje jej finansujący (czyli firma leasingowa), a w leasingu finansowym – leasingobiorca. W praktyce większość przedsiębiorstw korzysta z pierwszej opcji. Do każdej opłaty na rzecz leasingodawcy doliczany jest podatek VAT, który – jeśli nasza firma go płaci – może zostać odliczony.

Największe kontrowersje przy nabyciu oraz użytkowaniu auta w firmie budzi kwestia podatku VAT. W myśl obowiązujących przepisów pełnego odliczenia można dokonać jedynie w przypadku samochodów spełniających ustawowe wymogi (patrz apla z prawej). Obecnie pojazdami osobowymi spełniającymi te wymagania są pikapy – dotyczy to zarówno zakupu, jak i podatku VAT zawartego w cenie paliwa. I tu pojawia się kuriozum – o tym, czy samochód jest pikapem, czy też nie, decyduje... diagnosta, który ma obowiązek wydać odpowiednie zaświadczenie (koszt to kilkadziesiąt złotych).

Dopiero gdymamy taki dokument w ręku, urząd skarbowy musi uznać, że użytkowany przez nas pojazd daje podstawy do pełnego odliczenia VAT od kosztów zakupionego paliwa.

Od 1 stycznia 2011 r. w myśl przepisów podatkowych pojazdami ciężarowymi nie są już auta z kratką. Teoretycznie przepis, który wyklucza odliczenia VAT w przypadku tych pojazdów, ma charakter przejściowy i powinien obowiązywać do końca 2013 roku. Ale czy na pewno?

Co to jest Amortyzacja?

Każde narzędzie używane w firmie ulega zużyciu – aż do momentu, w którym nie może już być użytkowane zgodnie z przeznaczeniem. Z tego powodu jego wartość, przedstawiana w bilansach firmy, musi się zmieniać. W przeciwnym razie trudno byłoby oszacować np. aktualną wartość aktywów przedsiębiorstwa. Mechanizm służący księgowemu do obniżania wartości środka trwałego w firmie nazywamy amortyzacją.

Amortyzacja środka trwałego (a więc także auta kupionego do firmy) polega na dopisywaniu do bieżących kosztów działania przedsiębiorstwa części wartości tego środka w związku z jego zwykłym zużyciem. Jednorazowy wydatek na zakup pojazdu nie stanowi kosztu uzyskania przychodu!

Standardowy okres amortyzacji nowego samochodu w firmie to 5 lat (20 proc. wartości rocznie). W przypadku auta kupionego jako używane okres ten może być skrócony do 2,5 roku (czyli 30 miesięcznych odpisów).

Jeżeli zakup samochodu był przynajmniej częściowo finansowany z dotacji, to amortyzacja środka trwałego nie może dotyczyć części pochodzącej z tej dotacji.

W przypadku samochodów osobowych limit amortyzacji wynosi 20 tys. euro (50 tys. w przypadku aut ciężarowych). Jeśli kupimy droższe auto do firmy, to amortyzować możemy je tylko do tych kwot.

Wartością początkową środka trwałego (samochodu) jest cena nabycia plus wszelkie koszty związane z zakupem (np. rejestracja).

Montaż elementu, który trwale stanie się częścią składową pojazdu (np. instalacji LPG), podwyższa wartość początkową auta. Może ona być amortyzowana, ale nie stanowi kosztu, który mógłby być odliczony od bieżącego bilansu firmy.

Powypadkowe naprawy blacharskie nie mogą być wliczone w koszt uzyskania przychodu przedsiębiorstwa i nie podnoszą też wartości amortyzowanego pojazdu.

Trudno wyobrazić sobie sytuację, by po przepisowym okresie amortyzacji pojazd był nic niewart. Dlatego pochodząca ze sprzedaży niezamortyzowana wartość auta stanowi przychód firmy i podlega normalnemu opodatkowaniu.

Odliczenie Podatku VAT od auta

W przypadku samochodów osobowych kupowanych na potrzeby firmy przysługuje nam 60-procentowy odpis podatku VAT, jednak nie więcej niż 6 tys. zł. Z prawa odliczenia VAT może korzystać zarówno firma, która kupiła pojazd z własnych środków, jak i ta, która leasinguje samochód.

Pełne odliczenie podatku VAT przysługuje po zakupie pojazdu o dopuszczalnej masie całkowitej (dmc) powyżej 3,5 tony oraz w przypadku aut o dmc do 3,5 tony spełniających następujące warunki:

– jeden rząd siedzeń, oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą; auta klasyfikowane na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym jako „wielozadaniowe” lub „vany”;

– co najmniej dwa rzędy siedzeń oddzielone od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, a długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50 proc. długości pojazdu.

Według przepisów podatkowych długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków;

–auta z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;

– z kabiną kierowcy i nadwoziem przeznaczonym do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

– pojazdy specjalne: jeżeli z wyciągu ze świadectwa homologacji wynika, że jest to pojazd specjalny;

– pojazdy samochodowe konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą: jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.