Według licznych branżowych badań, kontrola kosztów jest jednym z głównych wyzwań stojących przed zarządzającymi parkami pojazdów. Nadal wielokrotnie konsultanci ds. flot ze zdumieniem obserwują sytuację, w której brak wdrożonych mechanizmów analizy i nadzoru kosztów, uniemożliwia szefom firm skutecznie przeciwdziałać nadmiernym wydatkom. Stewart Whyte, dyrektor zarządzający w firmie Fleet Audits i ekspert branżowy, przestrzega, że "brak wiedzy kosztuje o wiele więcej niż dowiedzenie się". Jak pokazuje praktyka, zarządzanie pojazdami w małych firmach należy zwykle do dodatkowych obowiązków jednego z pracowników. Jeśli jednak już ktoś posiada tytuł fleet managera, brak fachowej wiedzy i umiejętności może osłabiać prawidłową działalność organizacji i prowadzić do niepotrzebnych wydatków.
Choć niektórzy ekonomiści mówią już o wyjściu wielu krajów z globalnego kryzysu, nadal jednak lepiej być przygotowanym na ciężkie czasy. Dlatego właśnie proponujemy 10 prostych sposobów na oszczędności we flocie.
1. Sprawdzaj i rejestruj wszystkie wydatki osobno: Zdaniem Stewarta Whyte’a wszelkie koszty związane z utrzymaniem floty nie powinny widnieć jako całość w kolumnie "Wydatki". Koszty dotyczące każdego pojazdu i każdego kierowcy (np. ilość paliwa czy koszty serwisu, wypadków oraz wymiany opon itd.), powinno się wpisywać osobno. - Nie można zarządzać flotą, nawet tą najmniejszą, po prostu dokładając do niej pieniądze i nie rozgraniczać, na co konkretnie są one wydawane - zauważa Whyte. Tylko precyzyjna księgowość pozwoli wdrożyć plan oszczędności w razie nadmiernych wydatków na dany pojazd/kierowcę.
2. Finansowanie floty: Każda firma powinna przynajmniej raz do roku przeprowadzać dokładną kontrolę środków finansowania floty. Należy robić to częściej, jeśli w prawie zaszły jakiekolwiek zmiany wpływające na floty, np. wprowadzenie przez rząd podatku od użytkowania służbowego auta po godzinach pracy. Keith Allen, dyrektor generalny w firmie ALD Automotive twierdzi, że przy tworzeniu optymalnej strategii dla floty nie można posługiwać się jednym rozwiązaniem, lecz należy wziąć pod uwagę sugestie wszystkich zainteresowanych.
3. Wybierz najbardziej ekonomiczne pojazdy: Wszystkie firmowe samochody powinny pełnić określoną rolę. Dlatego firmy muszą zadbać, aby - tam gdzie istnieje taka możliwość - pracownicy wybierali najbardziej ekonomiczne pojazdy. Większość producentów aut, firm leasingowych czy ekspertów flotowych posługuje się całkowitymi kosztami użytkowania pojazdu w danym okresie czasu, np. trzy lata/100 000 km. Jednocześnie im mniejsza emisja dwutlenku węgla (CO2) danego auta, tym mniejsze zużycie paliwa i niższe podatki. Całkowite koszty użytkowania pojazdów, wyrażone jako GZKm, czyli grosz na kilometr (z ang. PPM - pence per mile) można sprawdzić np. na stronie internetowej magazynu Fleet News - http://www.fleetnews.co.uk/running-costs/.
4. Wprowadź karty paliwowe: Koszt paliwa jest drugim co do wielkości kosztem utrzymania floty, tuż po utracie wartości przez pojazd. Pomimo, że w porównaniu do rekordowych wartości z lipca 2008 r. obecne ceny paliw nie są najwyższe, powoli znów rosną. Eksperci są zgodni, że najlepszym mechanizmem kontroli kosztów paliwa są karty paliwowe dla wszystkich kierowców. Zarówno tych, którzy korzystają z samochodów służbowych, jak i tych, którzy wykorzystują własne pojazdy w celach służbowych, za co dostają zwrot kosztów. Informacje zawarte w raportach od dostawców kart paliwowych pozwalają analizować dane i monitorować poszczególnych kierowców i ich wydatki. Dzięki temu można łatwiej wychwycić nadużycia i wprowadzić oszczędności.
5. Jazda defensywna: Trzy najważniejsze problemy jakimi zajmują się decydenci flotowi w Wielkiej Brytanii to: redukcja kosztów, kwestie ochrony środowiska i bezpieczeństwo kierowców. Wszystkie je należy rozpatrywać wspólnie. Jednym ze sposobów obniżenia kosztów jest jazda defensywna. Oznacza to, że kierowcy lepiej przewidują sytuacje na drodze i unikają gwałtownego przyspieszania i hamowania. Zdaniem ekspertów ten styl prowadzenia auta wpływa korzystnie zarówno na bezpieczeństwo na drogach, ochronę środowiska, jak i obniża TCO pojazdu. Wegług brytyjskiej organizacji Energy Saving Trust, doradzającej firmom w kwestiach ekologii, wdrożenie technik jazdy defensywnej pozwala oszczędzić od 200 do 250 funtów (ok. 1000 zł) przez zmniejszenie zużycia paliwa średnio o 15 proc. rocznie. Więcej informacji można znaleźć pod adresem: www.energysavingtrust.org.uk/smarterdriving.
6. Serwisowanie pojazdów: Firmy muszą dopilnować, aby flotowe auta odbywały okresowe przeglądy zgodnie z warunkami gwarancji. Przeoczona wizyta w serwisie może wpłynąć na wartość pojazdu przy jego odsprzedaży, ale również prowadzić do utraty gwarancji i spowodować zagrożenie dla kierowcy. Zdaniem Rossa Jacksona z firmy Fleet Operations, sposobem na zmniejszenie wydatków w tej kwestii nawet o 25 proc., jest korzystanie z mniejszych serwisów i punktów fast-fit zamiast stacji ASO przy punktach dealerskich. Co więcej, firmy z sektora MŚP powinny wyrobić w kierowcach nawyk comiesięcznych kontroli ciśnienia w oponach i stanu bieżnika. Jak wiadomo zbyt niskie ciśnienie prowadzi do zwiększonego zużycia paliwa. Według Rossa Jacksona, firma musi wyznaczyć jedną osobę, którą będzie osobiście odpowiadała za kwestie przeglądów.
7. Inwestuj w bezpieczeństwo kierowców: Wypadki z udziałem firmowych aut są jednymi z największych kosztów użytkowania flot. Jak pokazują dane z brytyjskiego rządowego programu na rzecz poprawy bezpieczeństwa kierowców firmowych potwierdzają, że nakłady na poprawę bezpieczeństwa flot przynoszą korzyści w postaci oszczędności w rocznych bilansach. Przedsiębiorstwa, które korzystają z tzw. dobrych praktyk, mogą zaoszczędzić nawet do 30 proc. dzięki mniejszej ilości wypadków drogowych oraz niższym kosztom zużycia paliwa i wynikającym z normalnego zużycia eksploatacyjnego aut, tym samym wyższej wartości rezydualnej oraz kosztom ubezpieczenia. Do dobrych praktyk zalicza się, m.in. ocenę ryzyka kierowców firmowych, szkolenia dla tych pracowników, którzy popełniają najwięcej wykroczeń czy wyposażenie pojazdów w najnowsze technologie zwiększające bezpieczeństwo bierne kierowców, np. ESP. Więcej informacji można znaleźć na stronie: www.drivingforbetterbusiness.com.
8. Wykonuj drobne naprawy: Według ekspertów jednej z największych na Wyspach firm prowadzących aukcje pojazdów - Manheim, przedsiębiorstwa muszą zrozumieć jaki wpływ na remarketing i RV ich pojazdów mają drobne usterki i niewielkie wgniecenia, oraz jak ważna jest ich naprawa. Dla przykładu, na rynku brytyjskim firma wylicza, że pęknięta przednia szyba auta oznacza spadek wartości pojazdu o 400-1200 zł, uszkodzony przedni reflektor - o 300-650 zł, natomiast uszkodzona felga aluminiowa to utrata ok. 650 zł. Każde drobne uszkodzenie karoserii po stłuczce może obniżyć wartość pojazdu nawet o ok. 1000 zł. To samo dotyczy zaniedbanego wnętrze auta. Tutaj szacowany spadek w zależności od stopnia zużycia to przedział między 400 a 1500 zł. Opłaca się jednak inwestować w naprawy. Dzięki 400 zł włożonym w pomalowanie zadrapań karoserii czy felg, możemy podnieść cenę auta średnio o ponad 1000 zł. Dla porównania trzyletnie auto flotowe, bez pełnej dokumentacji serwisowej oraz zapasowego kompletu kluczyków to spadek wartości rzędu 800-2400 zł.
9. Powiększ swoją flotę: Choć na pozór brzmi to dosyć dziwnie, jest to bardzo logiczne rozwiązanie, uważa Nigel Kerr z firmy Lombard Vehicle Managment. Większość alternatywnych form płatności za użytkowanie pojazdów służbowych przez pracowników wprowadzono na długo przed kryzysem. Dlatego jest wielce prawdopodobne, że niektóre firmy płacą dużo więcej za pojazdy wykorzystywane przez pracowników niż powinny. Zdaniem Kerra, warto aby skorzystały one z zachęt podatkowych dla firm posiadających floty aut emitujących mniej CO2. Obecnie warunki na rynku dyktuje kupujący, zauważa Kerr.
10. Kontrola “szarej floty": Ci decydenci flotowi, którzy myślą przyszłościowo, szybko dostrzegli problem jakim są koszty, bezpieczeństwo i kwestie ochrony środowiska w przypadku pracowników korzystających ze swoich pojazdów w celach firmowych, czyli tzw. "szarej floty". Wielu pracowników brytyjskich firm wykorzystuje liberalne podejście swoich pracodawców i jeździ starszymi pojazdami niż typowe auta flotowe, czyli takimi, które emitują więcej CO2 do atmosfery. W ten sposób starają się pomnożyć dochody i w nieuczciwy sposób naliczają sobie "służbowe kilometry". Dodatkowo dochodzi do tego również zagadnienie bezpieczeństwa i ocena ryzyka związanego z wykorzystywaniem własnego auta w celach służbowych. Dlatego, pracodawcy powinni zachęcać swoich podwładnych do korzystania z bardziej oszczędnych pojazdów, wynajmu aut, car-sharingu czy wideokonferencji lub transportu publicznego, kiedy to tylko możliwe.
Wszystkie powyższe sugestie powinny pozwolić firmom z sektora MŚP na oszczędności bez wpływu na zmniejszenie wydajności organizacji. Stewart Whyte uważa, że koszt związany ze źle zarządzaną flotą, to około 100-150 proc. kosztów dobrze zarządzanej floty. Dlatego, nawet jeśli administrujemy niewielkim parkiem pojazdów, powinniśmy zapewnić pracownikom odpowiednie szkolenie i uświadomić odpowiedzialność w związku z użytkowaniem aut. Tylko w ten sposób można spodziewać się spadku kosztów. Oszczędności wynikające z fachowego zarządzania są o wiele większe, aniżeli zarządzanie prowadzone przez niezależnego fachowca, dodaje Whyte. Z kolei Ross Jackson, uważa, że w przypadku małych firm, gdzie praca związana z zarządzaniem flotą to tylko część obowiązków danej osoby, lepiej jest skorzystać z outsourcingu tej funkcji, gdyż takie rozwiązanie może okazać się de facto tańsze.
Artykuł pochodzi z magazynu Fleet News. Więcej na www.fleetnews.co.uk. Tłumaczenie: Filip Michalak - redakcja fleet.com.pl