Co służbowe, to nie moje

Czym jest "szkoda?

- Pojęcie szkody

Ustalenie zaistnienia szkody jest niezbędne do objęcia pracownika odpowiedzialnością za jej spowodowanie. Aby stwierdzić, czy szkoda rzeczywiście zaistniała, konieczne jest zrozumienie, co kryje się pod jej pojęciem. Poprzez szkodę należy więc rozumieć uszczerbek w mieniu pracodawcy (w tym przypadku w samochodzie służbowym), przejawiający się w różnicy między aktualną jego wartością, a wartością, jaką miałby samochód, gdyby określone zdarzenie w postaci zawinionego zachowania się pracownika nie nastąpiło. Należy jednak podkreślić, że nie będzie szkodą zmniejszenie się wartości danej rzeczy wskutek normalnego jej używania bądź wskutek upływu czasu i wchodzenia na rynek nowych generacji produktów.

- Szkoda, a odszkodowanie

Z uwagi na praktyczne ujęcie niniejszej kwestii, warto wskazać, że szkoda w powyższym rozumieniu nie jest równoznaczna z wysokością odszkodowania należnego pracodawcy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 12 marca 1982 r. (sygn. IV PR 39/82), "Szkodę należy rozumieć jako wyliczony rachunkowo uszczerbek w mieniu powierzonym pracownikowi (…). Pod pojęciem zaś wysokości odszkodowania - "należność obciążającą pracownika, która odpowiada takiej części lub całości szkody, których powstanie pozostaje w związku przyczynowym z zaniedbaniami pracownika w wykonywaniu jego obowiązków".

Z powyższego wyroku wynika, że wysokość odszkodowania należna pracodawcy od pracownika nie jest tożsama z wysokością wyliczonej szkody. Tak naprawdę, to stopień przyczynienia się pracownika do powstania szkody przesądza o zakresie jego odpowiedzialności materialnej. Pracownik może być zobowiązany albo do zapłaty kwoty równej wyrządzonej szkodzie, albo tylko jej części, jeżeli jedynie w części przyczynił się do jej powstania.

Odpowiedzialność materialna pracownika

- Rodzaje odpowiedzialności pracownika

Odpowiedzialność materialna (finansowa) pracowników opiera się na zasadzie winy. Oznacza to, że pracownik odpowiada za szkodę wyrządzoną w aucie służbowym tylko wówczas, kiedy można mu przypisać winę za dokonane naruszenie. Zgodnie z ogólnymi zasadami prawa pracy, pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za szkodę wyrządzaną z winy umyślnej oraz z winy nieumyślnej. Pracownik może również ponosić odpowiedzialność za szkodę powstałą wskutek niewyliczenia się pracownika z mienia powierzonego, jeżeli mienie to zostało pracownikowi powierzone zgodnie z zasadami ustalonymi w tym zakresie przez kodeks pracy.

Zasady poszczególnych rodzajów odpowiedzialności różnią się od siebie, dlatego ważne jest, aby przy powierzaniu mienia o tak znacznej wartości, jakim jest samochód służbowy, zadbać o to, aby zostały wprowadzone odpowiednie zasady odpowiedzialności pracownika.

- Wina nieumyślna pracownika

Pracownik, który wyrządził pracodawcy szkodę z winy nieumyślnej, odpowiada jedynie w zakresie szkody rzeczywistej (z wyłączeniem odpowiedzialności za korzyści, które pracodawca mógłby uzyskać, gdyby szkoda nie wystąpiła). Ponadto, górną granicą zakresu odpowiedzialności pracownika jest trzykrotność jego wynagrodzenia. Oznacza to, że bez względu na rozmiar szkody pracownik nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności materialnej przekraczającej trzykrotność jego wynagrodzenia.

Kolejną cechą tego typu odpowiedzialności pracowniczej (istotną przy zaistnieniu ewentualnego procesu) jest obowiązek dowodzenia winy pracownika, który w tym przypadku leży po stronie pracodawcy. Oznacza to, że w przypadku ewentualnego sporu to na pracodawcy będzie ciążył obowiązek udowodnienia winy pracownika w zaistnieniu szkody.

- Wina umyślna pracownika

Jeżeli pracownik dopuścił się wyrządzenia szkody w samochodzie służbowym z winy umyślnej, wówczas jego odpowiedzialność obejmuje nie tylko obliczoną rachunkowo wysokość wyrządzonej szkody, ale również korzyści, które pracodawca mógłby osiągnąć, gdyby do zaistnienia szkody nie doszło. W tym przypadku nie obowiązuje górna granica zakresu odpowiedzialności materialnej pracownika w postaci trzykrotności jego wynagrodzenia. Z uwagi jednak na fakt, że w ramach również tego typu odpowiedzialności to na pracodawcy ciąży obowiązek dowodzenia winy pracownika, udowodnienie umyślności jego winy może być w praktyce problematyczne. Istnieją jednak przypadki, w których jednoznacznie można przypisać pracownikowi winę umyślną.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 6 lipca 1977 r. (sygn. IV PR 167/77), jeżeli pracownik prowadził samochód służbowy pod wpływem alkoholu i wyrządził w nim szkodę, to jego wina jest umyślna. Sąd przyjął stanowisko, że w takiej sytuacji pracownik musiał przewidywać możliwość spowodowania wypadku i się na nią godził. W związku z tym orzeczono, że pracownik odpowiada w pełnej wysokości za wyrządzoną przez siebie szkodę.

- Odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone

Najkorzystniejsze z punktu widzenia pracodawców i zabezpieczenia ich interesów są zasady odpowiedzialności pracownika za tzw. mienie powierzone. Objęcie pracownika tym rodzajem odpowiedzialności umożliwia dokładne określenie przez zainteresowane strony reguł korzystania z auta firmowego. Zakres odpowiedzialności pracownika przy mieniu powierzonym nie jest ograniczony wysokością trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika oraz prawem pracodawcy do ubiegania się o naprawienie szkody wyłącznie w jej rzeczywistym wymiarze (taka bowiem zasada obowiązuje w przypadku odpowiedzialności pracownika za szkodę wyrządzoną z winy nieumyślnej). Preferowany rodzaj odpowiedzialności nie tylko obejmuje swym zakresem koszt naprawienia szkody w stopniu, w jakim pracownik przyczynił się do jej powstania (bez ograniczenia w postaci górnej granicy trzymiesięcznego wynagrodzenia), ale również korzyści, jakie pracodawca zyskałby, gdyby szkody nie poniósł.

Ponadto, w odróżnieniu od pozostałych reżimów, w przypadku odpowiedzialności za mienie powierzone, pracodawca jest zwolniony z obowiązku dowodzenia winy pracownika przy zaistnieniu szkody. Oznacza to, że ciężar dowodu spoczywa na pracowniku, który - chcąc zwolnić się z odpowiedzialności - musi wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych lub że mienie zostało mu przekazane przez pracodawcę w sposób niezapewniający warunków umożliwiających jego zabezpieczenie. Jedynym obowiązkiem pracodawcy w razie ewentualnego procesu będzie więc wykazanie, że przekazał samochód służbowy w sposób, który umożliwiał jego odpowiednie zabezpieczenie oraz sprawowanie nad nim pieczy przez pracownika.

- Auto służbowe jako mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu

W kontekście opisanych wyżej rodzajów odpowiedzialności pracownika, nie ulega wątpliwości, że objęcie pracownika odpowiedzialnością za mienie powierzone daje najszerszy wachlarz możliwości w kreowaniu zasad korzystania z samochodu służbowego oraz konsekwencji ich naruszenia przez pracownika (lub pracodawcę). Sugerowanym rozwiązaniem jest zawieranie przy powierzaniu samochodu służbowego pracownikowi umowy, która w sposób przejrzysty będzie określała zasady użytkowania auta służbowego i definiowała wzajemne obowiązki stron. Tym niemniej, należy pamiętać, że okolicznością decydującą o tym, czy pracownik zostanie objęty zakresem odpowiedzialności za mienie powierzone, nie jest zawarcie z pracownikiem umowy, a powierzenie pracownikowi mienia w sposób prawidłowy. W praktyce, warunkiem koniecznym do objęcia pracownika omawianym rodzajem odpowiedzialności jest więc tzw. prawidłowe powierzenie mienia przez pracodawcę. Z uwagi na powyższe, nasuwa się pytanie, co kryje się pod pojęciem prawidłowego powierzenia mienia - prawidłowo to znaczy jak? W orzecznictwie definiując pojęcie prawidłowego powierzenia mienia wskazuje się, że do prawidłowego powierzenia mienia niezbędne jest zapewnienie warunków umożliwiających jego odpowiednie zabezpieczenie.

Przykładowo, zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, pracodawca ma obowiązek wyposażyć auto służbowe w podstawowe zabezpieczenia - autoalarm - bo w przeciwnym razie nie umożliwia pracownikowi sprawowania pieczy nad mieniem. W wyroku z dnia 21 listopada 2006 r. (sygn. II PK 69/2006), Sąd Najwyższy wskazał, że: "Wydanie przez pracodawcę zarządzenia nakazującego pracownikowi parkowanie powierzonego pojazdu na parkingu strzeżonym, bez jego wyposażenia w podstawowe zabezpieczenia (autoalarm, blokada skrzyni biegów itp.) nie może być uznane za zapewnienie warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia". W konsekwencji, pracownik może zwolnić się z odpowiedzialności za mienie powierzone i zamiast szerokiego zakresu odpowiedzialności będą miały zastosowanie zasady ogólne, obowiązujące przy wyrządzeniu przez pracownika szkody z winy umyślnej bądź nieumyślnej (w zależności od konkretnego przypadku).

Prawidłowe powierzenie mienia to takie, które dla przejmującego ustala stan zerowy, czyli punkt wyjścia, w kierunku późniejszych rozliczeń, bowiem inwentaryzacja początkowa i końcowa dają możliwość wyliczenia ewentualnego niedoboru w mieniu (wyrok Sądu Apelacyjnego z 21 kwietnia1995 r., sygn. III Apr 82/94 OSA 1997/7-8/22).

Oznacza to, że pracownik w momencie powierzenia mu samochodu służbowego musi być w stanie precyzyjnie określić, za jaki samochód, z jakim wyposażeniem, w jakim stanie, z jakimi usterkami oraz o jakiej wartości przyjmuje na siebie odpowiedzialność. W tym celu należy sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy wskazujący na stan powierzanego auta. Ponadto, należy pamiętać o przeprowadzeniu odpowiedniego instruktażu (zaznajamiającego pracownika z powierzanym mu samochodem) i uzyskaniu podpisów pracownika pod dokumentami potwierdzającymi dokonanie powyższych czynności.

Uzyskanie przez pracodawcę powyższych dokumentów może mieć nie tylko decydujące znaczenie dowodowe w przypadku ewentualnego procesu, ale również wypełnia obowiązki instruktażowe i informacyjne ciążące na pracodawcy. Dodatkowo, warto zauważyć, że samo podpisanie przez pracownika deklaracji o przyjęciu na siebie odpowiedzialności materialnej nie ma charakteru konstytutywnego i nie stwarza samo przez się obowiązku zwrotu lub wyliczenia się, a ma jedynie znaczenie dowodowe (patrz: wyrok SN z dnia 3 grudnia 1981r. IV PR 350/81, OSNCP 1982). Dlatego też poprzestanie na podpisaniu przez pracownika wskazanej deklaracji (z pominięciem pozostałych czynności, o których mowa powyżej) nie spełnia wymogów i nie jest równoznaczne z prawidłowym powierzeniem mienia.

Podsumowując stanowiska sądów, można wskazać, że prawidłowe powierzenie mienia to takie, które umożliwia odpowiednie jego zabezpieczenie, sprawowanie nad nim pieczy przez pracownika oraz zapewnia mu ustalenie, za jakie mienie i o jakiej ilości oraz wartości zobowiązuje się odpowiadać.

Pracownik nie dba o auto służbowe. Czy można temu zaradzić?

- Umowa powierzenia mienia, dlaczego warto ją zawierać?

Prawo pracy nie nakłada na strony stosunku pracy obowiązku zawierania umowy powierzenia mienia. Jest to czynność fakultatywna, której dokonanie zależy tylko i wyłącznie od woli stron. Dobrze skonstruowana umowa powierzenia mienia może mieć duże znaczenie nie tylko jako element motywujący pracownika do dbania o auto służbowe, ale również przy dochodzeniu od niego roszczeń odszkodowawczych.

Umowa powierzenia mienia nabiera jeszcze większego znaczenia przy braku w firmie innych aktów wewnętrznych regulujących zasady korzystania i zwrotu samochodu służbowego. Bez określenia powyższych reguł pracodawcy mogą napotkać szereg trudności. Jednym z takich przykładów jest chęć odebrania pracownikowi powierzonego wcześniej samochodu służbowego. Jeżeli pracodawca nie zawarł z pracownikiem umowy powierzenia mienia, a w firmie nie wprowadzono innych aktów regulujących kwestię jego zwrotu, może się to okazać bardzo trudne, a w niektórych sytuacjach wręcz niemożliwe - przynajmniej do czasu zakończenia stosunku pracy z danym pracownikiem.

- Jakie kwestie warto poruszyć w umowie?

W umowie powierzenia samochodu służbowego można uregulować wszystkie aspekty, które są ważne z punktu widzenia pracodawcy i chronią mienie przed utratą jego wartości. Przede wszystkim, w umowie można uregulować takie sfery jak:

- określenie sytuacji, w których pracownik jest uprawniony do korzystania z auta służbowego (z wyłączeniem urlopu - również w trakcie urlopu, w dni robocze w weekendy, tylko w czasie wykonywania obowiązków pracowniczych, po godzinach pracy itd.),

- określenie osób uprawnionych do użytkowania samochodu służbowego (jedynie pracownik/również małżonek),

- określenie przesłanek odpowiedzialności majątkowej pracownika (w zależności od spowodowanej szkody i stopnia winy pracownika),

- określenie zakresu obowiązków pracownika w sprawowaniu pieczy nad mieniem (parkowanie tylko na parkingach strzeżonych, zakaz palenia tytoniu, zakaz przewożenia zwierząt, obowiązek tankowania jedynie danego typu paliwa, pielęgnacja wnętrza, płacenie mandatów itd.) oraz szereg innych elementów, które mają na celu utrzymanie odpowiedniego stanu pojazdu, jak również ułatwienie wzajemnej współpracy i jasny podział obowiązków pomiędzy pracodawcą a pracownikiem (np. określenie sposobu rozliczania bieżących kosztów eksploatacji samochodu takich jak paliwo).

Ponadto, fundamentalnym z praktycznego punktu widzenia elementem omawianej umowy jest wskazanie okresu, na jaki samochód jest powierzany, i terminu jego zwrotu. Najlepsze z punktu widzenia zabezpieczenia interesów pracodawcy jest zapewnienie prawa do żądania zwrotu auta służbowego w każdym czasie. Jeżeli uprawnienie takie nie zostanie określone, to (jak wskazano powyżej) odbiór auta w trakcie trwania stosunku pracy może się okazać bardzo problematyczny. Tym niemniej, należy podkreślić, że sytuacja w przypadku powierzenia samochodu służbowego służącego pracownikowi jako narzędzie pracy (a więc stanowiącego istotny element umowy o pracę), różni się znacząco od omawianej w niniejszym artykule, jednakże nie zostanie opisana z uwagi na odmienny jego zakres.

- Umowa powierzenia auta służbowego zawierana nie tylko z pracownikiem

Jeżeli pracodawca powierza mienie osobie świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy sensu stricto, to również ma on możliwość wprowadzenia odpowiedzialności za mienie powierzone, zgodnie z zasadami analogicznymi do tych ustalonych kodeksem pracy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 9 grudnia 1999 (sygn. I PKN 434/99 OSNP 2001/9/311) "strony cywilnoprawnej umowy o świadczenie usług w ramach swobody umów mogą kształtować zakres odpowiedzialności usługodawcy przez odesłanie do przepisów kodeksu pracy o odpowiedzialności materialnej pracowników za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się".

- Regulamin korzystania z samochodu służbowego

Aby jak najpełniej zabezpieczyć pracodawcę przed podejmowaniem lekkomyślnych decyzji ze strony pracowników podczas używania auta, można wprowadzić w firmie regulamin korzystania z samochodu służbowego. Tego typu dokument może określać ogólne warunki korzystania, obsługi oraz odpowiedzialności pracowników za samochód służbowy. Należy jednak podkreślić, że nie należy traktować regulaminu jako substytutu umowy powierzenia mienia bądź na odwrót. Oba dokumenty powinny występować łącznie, aby wzajemnie się uzupełniając, w jak najpełniejszy sposób regulowały prawa i obowiązki zarówno pracownika jak i pracodawcy.

Podsumowanie

Zakres odpowiedzialności pracowników za powierzone im samochody służbowe zależy od tego, czy pracodawca dokonał prawidłowego powierzenia samochodu, czy zawarł z pracownikiem umowę powierzenia samochodu służbowego i o jakiej treści, czy wprowadził regulamin precyzujący prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika w zakresie korzystania z samochodów służbowych. Powyższe elementy mają istotny wpływ na możliwość późniejszego dochodzenia od pracownika naprawienia szkody wynikającej z nienależytego dbania o powierzony samochód. Jeżeli umowa czy regulamin zabraniały pracownikowi określonych czynności, pracownik może zostać obciążony kosztami naprawienia szkody powstałej w wyniku naruszenia obowiązków ustalonych przez pracodawcę.

Agnieszka Szczodra-Hajduk -  senior associate, Kancelaria Hogan Lovells

Anna Nowina-Witkowska - associate, Kancelaria Hogan Lovells