Na firmy pozwalające pracownikom na korzystanie z aut służbowych do celów prywatnych czekają dodatkowe koszty. Kto ostatecznie powinien je pokryć - pracownik czy pracodawca?
Z opłatami czy bez?
Udostępniając pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, najkorzystniej jest już na początku określić dokładne zasady jego użytkowania, gdyż pozwala to uniknąć w przyszłości wielu nieporozumień. W tym celu warto ustalić regulamin używania pojazdu zawierający informacje dotyczące rozliczania kosztów użytkowania samochodów służbowych, systemu nagród i kar.
Warto także zaznaczyć, iż dając możliwość korzystania z auta firmowego w celach prywatnych, pracodawca musi zadecydować czy będzie to robił nieodpłatnie czy też pracownik zostanie zobowiązany do regulowania kosztów poniesionych z tego tytułu. Decyzja ta ma kluczowe znaczenie dla finansów przedsiębiorstwa, ponieważ udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego w celach prywatnych powoduje, iż po stronie pracownika powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia.
- Pracodawca jako płatnik podatku PIT powinien doliczyć wartość tego świadczenia do przychodu pracownika ze stosunku pracy - wyjaśnia Paweł Wiśniewski, ekspert z firmy doradczej HLB Sarnowski & Wiśniewski. - W przypadku konieczności wnoszenia opłat za użytkowanie auta w celach prywatnych, najprostszą metodą na uregulowanie wspominanej kwestii jest zawarcie z pracownikiem dodatkowej umowy cywilnoprawnej, w której z góry zostaną określone wysokości opłat - dodaje Paweł Wiśniewski. Takie rozwiązanie jest najkorzystniejsze dla pracodawcy - pozwala doprecyzować zarówno zasady wykorzystywania pojazdu, jak i rozliczenie związanych z tym kosztów.
Jak kontrolować?
Jednym z najpopularniejszych sposobów na kontrolowanie auta firmowego jest monitoring pojazdu. Usługa ta oprócz możliwości sprawdzenia liczby przejechany kilometrów posiadają wiele dodatkowych funkcji, dzięki którym fleet managerowie są w stanie sprawnie zarządzać powierzoną im flotą. Co ważne, do dyspozycji otrzymują systemy pozwalające na analizę wielu aspektów związanych z użytkowaniem samochodów, a to z kolei pozwala na optymalizację kosztów ponoszonych na samochody służbowe.
- Dysponując odpowiednim systemem do zarządzania flotą, fleet manager zyskuje możliwość optymalizacji kosztów użytkowania pojazdów czy też zmniejszenia zużycia paliwa, chociażby przez kontrolę wykorzystania pojazdów służbowych w celach prywatnych, a to przekłada się na realne oszczędności dla firmy - mówi Małgorzata Słodownik, manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl.
Dodatkowe opłaty
Aby zminimalizować koszty związane z wykorzystaniem przez pracowników służbowych aut w celach prywatnych, pracodawca może udostępnić auto za świadczenie w naturze, które wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika. W tym przypadku powinno być ono uznane jako przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, a jego wartość wliczona do podstawy składki ZUS - wyjaśnia Dariusz Sarnowski, ekspert z firmy doradczej HLB Sarnowski & Wiśniewski.
Jeśli jednak ustalona zostanie odpłatność za wykorzystywanie samochodu służbowego w celach prywatnych, nie ma podstaw do określenia przychodu pracownika. W zaistniałej sytuacji można uniknąć opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz obciążenia składkami na ubezpieczenie społeczne.
Nadchodzą zmiany
Zgodnie z przygotowywanym przez Ministerstwo Gospodarki projektem ustawy, zmianie mają ulec przepisy dotyczące rozliczania pracowników z wykorzystywania aut służbowych w celach prywatnych.
Po wprowadzeniu zmian pracownik będzie zobowiązany do zapłaty podatku w wysokości 45 zł miesięcznie (540 zł rocznie), zakładając, że w ciągu miesiąca pokonuje samochodem ok. 300 km, stawka kilometrowa wynosi niecałe 84 gr, a pojemności silnika auta powyżej 900 cm3. W przypadku pojazdów o pojemności powyżej 2000 cm3 stawka ta będzie 2-krotnie większa i wyniesie 90 zł (1080 zł rocznie).
Ułatwienie sposobu rozliczania ma być krokiem w stronę zmniejszenia szarej strefy powstałej w wyniku skomplikowanych zasad, a także zwiększenia budżetu państwa (szacuje się, że w Polsce jest użytkowanych 800 tys. samochodów służbowych). Warto podkreślić, że zapowiadane zmiany nie mają na celu wprowadzenia nowego podatku, ale uproszczenie dotychczasowych przepisów.