Paliwa: jak zaoszczędzić do 30 procent?

Korzyści płynące z planowania

Branża przesyłek kurierskich czy ekspresowych, to specyficzna kategoria w segmencie usług transportowo-logistycznych. Operatorzy przesyłek chociaż posiadają dobrze rozbudowaną sieć pojazdów transportowych, to tylko w niewielkim zakresie składa się ona z pojazdów własnych. Flota aut, która reprezentuje określoną markę kurierską złożona jest z podwykonawców, którzy świadczą usługi transportowe własnymi pojazdami. Jak wiadomo, koszty paliwa stanowią nawet do kilkudziesięciu procent kosztów usługi transportowej. A korzystając z kart paliwowych dla określonej floty, można zaoszczędzić nawet do 30 proc. Dodatkowo karty zapewniają bezpieczeństwo i wygodę użytkownikom oraz pełną kontrolę kosztów właścicielom firm. W związku z tym zarówno firmom kurierskim, jak i ich podwykonawcom, zależy na korzystaniu z takich narzędzi, które skutecznie wspomagają zarządzanie kosztami paliwa, bo to pozwala na obniżenie kosztów świadczonych usług. W przypadku samochodów będących własnością kurierów-operatorów sprawa jest dość prosta.

- Karty paliwowe są bardzo dobrym narzędziem do zarządzania kosztami we flocie samochodowej. Korzystanie z nich gwarantuje określony wysoki poziom usług i jakość kupowanych paliw. Ten na pozór prosty kawałek plastiku pozwala na zarządzanie i pełny nadzór nad funkcjonowaniem całej floty samochodowej. Na podstawie różnorodnych form raportów możemy sobie, np. zaplanować liczbę kilometrów przejeżdżanych rocznie przez nasze pojazdy, łatwo obliczyć koszty paliwa czy przygotować podział wydatków na centra kosztowe - mówi Krzysztof Poznański, kierownik floty DHL Express (Poland)

Podwykonawcy wolą gotówkę

Przewoźnicy-podwykonawcy firm kurierskich, często działający jako firmy jednoosobowe,  nie zawsze korzystają z tej formy płatności za paliwo. W wielu przypadkach nadal rozliczają się gotówką, a podstawowym kryterium wyboru stacji paliw jest cena. Ich zleceniodawca, czyli kurier - główny operator - z reguły nie ingeruje w to, gdzie kierowcy tankują, czy są to zakupy gotówkowe, czy dokonywane przy pomocy kart paliwowych. Inaczej byłoby, gdyby podwykonawcy mogli otrzymać ofertę skonsolidowaną wynegocjowaną przez ich zleceniodawcę. Nie jest to jednak zadanie łatwe, gdyż operatorzy nie chcą brać sobie na głowę odpowiedzialności za płatności dokonywane za paliwo, które musieliby sami księgować i egzekwować je później od każdego przewoźnika, któremu zlecają transport, a z kolei emitent kart paliwowych również nie weźmie tej odpowiedzialności na siebie. Wymagałoby to  specjalnego systemu księgowania indywidualnych kosztów zewnętrznych przewoźników będących w jednej puli kart przypisanych do jednej firmy, jaką w tym przypadku byłaby firma kurierska. Czy zatem mamy do czynienia z problemem nie do rozwiązania?

- Zdarzają się inicjatywy, w których firma kurierska konsoliduje swoich podwykonawców, reprezentując ich przed operatorami kart paliwowych, czego skutkiem jest negocjowanie spójnych, atrakcyjnych warunków współpracy - mówi Paweł Wydymus  dyrektor Biura Sprzedaży Kart Flotowych PKN Orlen S.A. - Korzyści są wówczas obopólne. W przypadku flot samochodów osobowych, bardzo istotny jest dostęp do rozbudowanej sieci stacji paliw. Dotyczy to zarówno firm kurierskich, jak i ich kurierów-podwykonawców, operujących w dużych aglomeracjach miejskich, i z tego względu użytkujących pojazdy będące kompromisem pomiędzy mobilnością a ładownością. Owa mobilność, tak istotna w przypadku pracy kuriera, czyni bezcennym każdy czas, który nie jest poświęcony na szukanie stacji czy "ponadprogramowe" dojazdy do niej. - dodaje Paweł Wydymus.

Specjalna stacja dla "dostawczaka"

Jeszcze inaczej sprawa wygląda w przypadku floty samochodów dostawczych. Każdej nocy pomiędzy głównymi miastami Polski wahadłowo poruszają się zestawy ciężarowe, przewożące palety przesyłek do centrów dystrybucyjnych. Te samochody nie potrzebują pełnego dostępu do sieci stacji paliw. Wystarczy im kilka lokalizacji, o ile położone będą one przy trasach tranzytowych oraz zapewnią komfortowe warunki tankowania (całodobowa obsługa, dystrybutor do tankowania samochodów ciężarowych, dogodny wjazd i wyjazd ze stacji paliw).

- Kluczowy jest tutaj czynnik cenowy. W naszej ofercie znajduje się specjalny program pod nazwą "Twoja Lokalna Stacja" dedykowany do obsługi transportu ciężkiego. W ramach tej oferty, to klient decyduje o lokalizacji tankowań, zyskując dodatkową kontrolę nad pobraniami paliw. Dużym atutem jest też bardzo atrakcyjna cena paliwa przy tego typu umowach. Kontaktujemy się również z dużymi podwykonawcami kurierskimi, dysponującymi kilkunastoma lub kilkudziesięcioma samochodami dostawczymi oraz własną bazą transportową. Nasza oferta spotyka się wśród nich z dużym zainteresowaniem, ponieważ obok tych korzyści minimalizuje koszty utrzymania własnej bazy paliwowej. Warunek konieczny to zakupy powyżej 10 tys. litrów ON w wybranej stacji paliw, co nie jest aż takie trudne do osiągnięcia. - dodaje Paweł Wydymus z PKN Orlen S.A.

Wybór emitenta

Ilość emitentów kart paliowych na rynku nie jest aż tak duża, aby mieć problem z dokonaniem wyboru. Każda z tych firm proponuje też podobne usługi i rozwiązania systemowe. Istotne jest to, na ile emitenci kart będą elastyczni w indywidualnym podejściu do określonej floty samochodowej danego klienta oraz na ile ich oferta trafi w oczekiwania tego właśnie klienta. Wiadomo, że im większa firma (czy też grupa firm), tym więcej możliwości systemowych i szybszej reakcja na ich potrzeby oraz większe możliwości negocjacji. A jak już padnie wybór na określonego dostawcę kart, to zazwyczaj można się liczyć z umową na długi czas.

- Posiadamy karty paliwowe, umożliwiające nam tankowanie samochodów na stacjach sieci pokrywających swym zasięgiem obszar 80 proc. terenu Polski. Decydując się na wybór takiego, a nie innego emitenta karty braliśmy pod uwagę ilość naszych oddziałów oraz regiony w jakich są one rozmieszczone, tak aby kierowca, czy handlowiec jadący do naszych placówek terenowych mógł na pewno po drodze zatankować paliwo. Ponadto im więcej paliwa będziemy tankowali na karty z jednego źródła tym większe możemy uzyskać rabaty. Rozczłonkowanie kart paliwowych może powodować obniżenie rabatów. - mówi Paweł Zawadziński specjalista ds. Floty Samochodowej DPD Polska.

Czasami firmy wybierają dwóch emitentów, jeśli dysponują flotą zarówno z samochodów ciężarowych jak i osobowych. Wtedy jeden emitent odpowiada za emisję kart dla samochodów ciężarowych, a drugi dla samochodów osobowych.

Kontrola floty

Dużą rolę karty paliwowe odgrywają w przypadku możliwości dodatkowej kontroli związanej z prowadzeniem floty. Kontrola zaczyna się na stacji paliw podczas akceptacji karty w trakcie dokonywania transakcji. Pracownicy sprawdzają cechy karty, które potwierdzą jej przynależność do systemu Routex oraz weryfikują numer rejestracyjny samochodu na podjeździe z numerem, jaki widnieje na karcie. Transakcje są następnie dodatkowo weryfikowane w Biurze Obsługi Klienta, gdzie sprawdza się ilość dokonanych transakcji na kartę w danym dniu i - dodatkowo - zakupy są porównywane z dotychczasowym profilem zakupów. Ewentualne odstępstwa od normy są przekazywane do firm telefonicznie przez specjalistów zajmujących się systemem obsługi kart. Ważne jest to w przypadku rozbudowanych flot, których pojazdy rozproszone są po całym kraju lub Europie (np. w przypadku firm kurierskich).

- Firmy kurierskie, będące naszymi klientami, korzystają nie tylko z dogodności w postaci bezgotówkowego tankowania i płatności na stacjach, ale też z oprogramowania BP FleetExpert zapewniającego pełną kontrolę nad wszystkimi zagadnieniami związanymi z funkcjonowaniem floty. Program umożliwia zarządzanie wszelkiego rodzaju flotami. - tłumaczy Dorota Adamska, PR manager BP Polska. - Przechowuje nie tylko informacje dotyczące transakcji paliwowych, ale również m.in. kierowców, pojazdów (także pliki graficzne), kart paliwowych, napraw, szkód komunikacyjnych, kosztów telefonów komórkowych, innych kosztów oraz harmonogram planowanych działań (np. przeglądy). Raporty dodatkowo mogą być zilustrowane wykresami, zaś wbudowany kreator raportów umożliwia stworzenie dowolnego raportu dostosowanego do potrzeb klienta. - wylicza Dorota Adamska

Wymagający klient

Wygląda na to, że obecnie tradycyjna oferta kart paliwowych (czyli bezgotówkowe tankowanie) to zbyt mało by zadowolić wymagającego klienta z branży, której narzędziem pracy są floty pojazdów. Emitenci kart tworzą więc kompleksową ofertę dla flot, dostarczając klientom dodatkowych wartości a, i to okazuje się czasami za mało. Ale z drugiej strony każdy sektor usług podlega ciągłemu rozwojowi, a jego motorem jest prawie w każdym przypadku klient.

11 ZALET KART PALIWOWYCH

1. Rabaty udzielane przy rozliczeniu faktury - w przypadku klientów tankujących duże ilości paliwa wysokość rabatu często zrównuje cenę paliwa z ceną hurtową - co daje oszczędności na paliwie ok. 7-10 proc.;

2. Korzystne ceny wynegocjowane przez emitenta w serwisach; np. z upustem dokonać wymiany i serwisu opon, dodatkowo przy korzystaniu z usługi fakturowania netto cena jest niższa o podatek VAT;

3. Eliminacja ryzyka kursowego przy zakupach za granicą - gwarantowane rozliczanie faktur wg kursu z dnia transakcji; w wybranej walucie: euro lub PLN albo mieszane;

4. Bezpieczeństwo w wypadku awarii -  24 godzinne pogotowie dojeżdża w ciągu maks. 2-3 godz. do kierowcy na terenie całej Europy;

5. Ułatwienie dla księgowości, która nie musi rozliczać pojedynczych kwitów - spadek kosztów z tym związanych to ok. 80 proc.;

6. Planowanie ograniczające koszty, np. uwzględnianie ograniczeń ruchu z powodu świąt, wypadków, zmiany przebiegu tras; zmiany przepisów i wymogów prawnych

7. Blokowanie kart 24 h/dobę;

8. Tworzenie centrów kosztowych;

9. Przypisywanie dodatkowych ograniczeń do kart;

10. Bezpieczeństwo transakcji ;

11. Dostęp do platformy internetowej z podglądem przeprowadzonych transakcji (w trybie on-line).