W tej kwestii nie ma jasnych uregulowań, a te, które są, zależą od wielu aspektów. Jednym z nich jest prawo własności samochodu, innym - koncepcja gratyfikacji pracowników przez pracodawców, a jeszcze innym - uregulowania prawne.

Podstawową sprawą jest sporządzenie pisemnej umowy między użyczającym samochodu a korzystającym z niego podczas urlopu. Taka umowa powinna zawierać cztery podstawowe kwestie:

- okres udostępnienia auta

- miejsce docelowe podróży i prognozowany przebieg

- sposób zabezpieczenia pojazdu przed kradzieżą (parking strzeżony itp.)

- postępowanie w przypadku zaistnienia szkody czy choćby dopuszczalności przekazania pojazdu przez pracownika osobom trzecim (np. znajomym w czasie urlopu).

Niespisanie takiej umowy z pracownikiem może spowodować, że w razie wypadku pracodawca będzie miał problemy z uzyskaniem odszkodowania, jeśli:

- samochód prowadzony był przez pracownika pod wpływem alkoholu - wówczas pracodawca w ogóle nie otrzyma odszkodowania, nawet jeśli miał polisę autocasco

- samochodem tym jechała osoba inna niż uprawniony pracownik lub był to pracownik, lecz po godzinach pracy (przykładowo w czasie urlopu), co może spowodować wyłączenie odpowiedzialności ubezpieczalni z tytułu AC na podstawie warunków ogólnych ubezpieczenia.

Kiedy samochód użyczany pracownikowi jest własnością firmy leasingowej, warto uzyskać od niej zgodę na wyjazd auta za granicę w celach urlopowych.

Jeżeli już pracodawca zdecyduje się na to, aby pracownik korzystał z pojazdu służbowego podczas urlopu, także za granicą, sprawdźmy, czy polisa obowiązuje w danych krajach. Szczególnie warto zadbać o ubezpieczenie assistance, bo koszt holowania zepsutego samochodu może być znaczący.

Zgodnie z art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku pracy uznaje się także wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń. Wynika z tego, że użyczenie pracownikowi pojazdu stanowi jego przychód podlegający opodatkowaniu. Tyle prawo, bo jego interpretacji jest kilka.

Głównym problemem jest obliczenie wartości takiego użyczenia. Przeważa stanowisko, że w tym zakresie powinno się stosować stawki wynajmu pojazdów o takich samych parametrach, obowiązujące na danym rynku wśród firm rent a car. Może się więc okazać, że wycieczka firmowym autem na dwutygodniowy urlop to dodatkowy przychód rzędu 2000 zł lub więcej, od którego nie tylko należy zapłacić podatek, ale o który należy powiększyć podstawę do obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Ale to nie wszystko, jest jeszcze kwestia podatku VAT. Niezależnie od tego, czy świadczenie pojazdu na rzecz pracownika jest odpłatne, czy nieodpłatne, z reguły transakcja będzie także podlegać podatkowi VAT. Nieodpłatne usługi świadczone na cele osobiste pracowników podlegają bowiem podatkowi od towarów i usług (o ile ich świadczenie nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku przy nabyciu towarów związanych z tymi usługami). Podstawę opodatkowania, co również może być trudne do ustalenia, stanowi koszt świadczenia tych usług przez pracodawcę.

Podstawowe modele polityki flotowej:

- samochód służbowy do dyspozycji pracownika wyłącznie w czasie wypełniania przez niego obowiązków pracowniczych,

- samochód służbowy do dyspozycji pracownika przez całą dobę w ciągu tygodnia pracy, z obowiązkiem jego odstawienia na czas weekendu lub innej dłuższej przerwy (zwolnienie lekarskie lub urlop),

- samochód służbowy do dyspozycji pracownika przez cały czas.

Podstawę prawną dla zawarcia umowy na użyczenie samochodu stanowią przepisy art. 124-127 ustawy z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Zawarcie takiej umowy będzie się wiązało dla pracodawcy z wymiernymi korzyściami, a przede wszystkim:

- możliwością potrącenia szkody z wynagrodzenia pracownika, w zasadzie bez ograniczeń, i to do pełnej wysokości poniesionej szkody;

- brakiem konieczności zwracania się do sądu w celu rozsądzenia kwestii istnienia odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika oraz zasądzenia odszkodowania;

- przerzuceniem na pracownika obowiązku wykazania faktu, że szkoda powstała nie z winy pracownika lub przyczyniły się do niej jeszcze inne osoby.