Samochód służbowy jest zarówno ważnym narzędziem w działalności biznesowej firmy, jak i istotnym elementem jej kultury organizacyjnej. Zewnętrzni doradcy CFM, poza kompleksową obsługą floty, dostarczają również rozwiązania dotyczące jej późniejszej odsprzedaży. Zasady określające ten proces są częścią polityki flotowej prowadzonej przez firmę.

Specjaliści w dziedzinie zewnętrznego zarządzania flotami samochodowymi wskazują na kilka głównych sposobów postępowania z samochodami po zakończeniu okresu ich użytkowania (leasingowania). Jednym z nich jest zorganizowanie przez firmę wewnętrznego przetargu, w ramach którego prawo pierwokupu przysługuje pracownikom, którzy użytkowali auta. Inne rozwiązanie to odsprzedanie samochodów podmiotowi zewnętrznemu, oferującemu najkorzystniejszą ofertę. Zazwyczaj odbywa się to w drodze licytacji z udziałem komisów samochodowych lub innych przedsiębiorstw wyspecjalizowanych w handlu autami używanymi.

Auto dla pracownika

Firmy, które chcą zaoferować samochody swoim pracownikom, powinny już od samego początku użytkowania auta ustalić jasne reguły wykupu pojazdu. Przedsiębiorca powinien ustalić cenę wykupu już w ramach wstępnej umowy o eksploatacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem - kierowcą samochodu służbowego. Ta część umowy staje się więc częścią polityki flotowej, ponieważ reguluje zarówno zasady sprzedaży, jak i standardy eksploatacji auta. Jeżeli bowiem cena jest rzeczywiście atrakcyjna, wielce prawdopodobne, że użytkownik będzie dbał o samochód jak o swój własny pojazd - to silna motywacja do przestrzegania zasad racjonalnego użytkowania auta - tłumaczy Tomasz Matujewicz, kierownik działu rozwoju LeasePlan Fleet Management (Polska).

Pracodawca zapewnia więc sobie niższe koszty eksploatacji, nawet za cenę mniejszego zysku przy odsprzedaży auta. Korzyści pojawiają się również po stronie pracownika. Zagwarantowana kwota wykupu samochodu jest niższa od rynkowej o średnią marżę pośredników (np.: komisów), czyli o ok. 10-15%. Ponadto pracownik, przyszły nabywca samochodu, zna historię pojazdu, zna szczegóły serwisowe oraz wie, w jaki sposób auto było użytkowane.

Kiedy wymieniać?

Moment, w którym firma powinna się zdecydować na wymianę samochodu, zależy od wielu czynników, m.in. marki, klasy auta, jego przeznaczenia oraz typu silnika. Zwykle rekomendowane są trzyletnie i czteroletnie okresy użytkowania, bez względu na przebieg. Auta w tym wieku są jeszcze względnie młode, a ich ceny są stabilne i stosunkowo łatwo znaleźć na nie nabywcę. Po tym okresie znacznie wzrasta średni koszt przejazdu 1 km, bowiem rosną ceny serwisu i bieżącej eksploatacji.

Z naszych doświadczeń wynika, że około 80% samochodów flotowych zmienia właściciela po osiągnięciu wieku 3-4 lat. Biorąc pod uwagę przebieg, auta z silnikiem benzynowym najkorzystniej wymieniać przy przebiegu 120 000-150 000 kilometrów, a diesle 150 000-200 000 kilometrów. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku aut specjalnych, np. bankowozów. W związku z ich wąskim przeznaczeniem pozostają one w swoich flotach dłużej i nie stosuje się stałych zasad przy ich wymianach - mówi T. Matujewicz z LeasePlan Fleet Management (Polska).

Kilkuletnie planowanie relacji z pracownikiem możliwe jest jednak wyłącznie w przewidywalnym środowisku, gdzie istnieje duże prawdopodobieństwo, że użytkownik zachowa swoje stanowisko w firmie lub nie zmieni miejsca pracy. Rotacje w zatrudnieniu dotyczą w szczególności przedstawicieli handlowych, zwłaszcza w sektorze FMCG. W ciągu roku nawet 20% z nich zmienia pracę. W takiej sytuacji nie działa czynnik motywujący. Ponadto praca handlowca jest na tyle wyczerpująca dla samochodu służbowego, że trudno liczyć na jego oszczędną eksploatację. W firmach handlowych umowy wykupu zawiera się więc raczej z kadrą wyższego szczebla i grupą kierowniczą, gdzie z racji swojej pozycji te osoby są bardziej związane z przedsiębiorstwem.

Niektóre firmy nie zawierają w umowie ze swoim pracownikiem gwarantowanej ceny wykupu samochodu. Kierowca zachowuje prawo pierwokupu, ale nie zna ceny, którą będzie musiał zapłacić. Jest to rozwiązanie pośrednie, pracodawca zachowuje możliwość dostosowania ceny auta do jego rynkowej wartości w momencie sprzedaży, jednak traci walor motywacji. Pracownik nie ma bowiem przekonania, czy rzeczywiście będzie zainteresowany odkupieniem swojego służbowego auta - tłumaczy T. Matujewicz z LeasePlan Fleet Management (Polska).

Case study

W przypadku korzystania z usług zewnętrznej firmy zarządzającej flotą sytuacja wygląda jeszcze inaczej. Auto nie należy bowiem do firmy użytkującej pojazd, a jest jedynie wynajmowane od firmy CFM. Prawo pierwokupu po okresie wynajmu mają w LeasePlanie firmy, czyli klienci, którzy sami mogą nabyć pojazd na poczet potrzeb własnej działalności lub zaoferować taką możliwość swoim pracownikom. Do 2004 roku nabywca miał prawo do wykupu auta po najwyższej wylicytowanej w przetargu cenie. Po zmianie przepisów w kwietniu 2004 roku, w umowach leasingu operacyjnego musi być określona kwota, za jaką firma może odkupić samochód po okresie leasingowania - tłumaczy T. Matujewicz z Lease-Plan Fleet Management (Polska).

W zależności od umowy zawartej z klientami proponowane są możliwość zakupu samochodu po cenie określonej w przetargu lub określonej i zagwarantowanej w umowie leasingu. Jeżeli klient oraz użytkownik nie chcą kupić pojazdu, sprzedażą samochodów zajmuje się LeasePlan.

Współpracujemy z siecią autoryzowanych komisów. Biorą one udział w licytacji. Każdy z nich ma pełen dostęp do szczegółowych danych na temat wszystkich licytowanych samochodów. Firma wysyła pełną dokumentację z opisem aut oraz płytę CD ze zdjęciami oferowanych modeli. Dotychczas licytacje odbywały się za pomocą faksów. W pierwszym kwartale 2006 roku LeasePlan wdrożył system internetowy, który umożliwił licytacje online - mówi T. Matujewicz.

Wartość rezydualna

Jednym z najważniejszych elementów działalności firmy Car Fleet Management jest określenie wartości rezydualnej. Determinuje ona wysokość stawki leasingowej i zabezpiecza interes doradcy flotowego po zakończeniu okresu leasingowania. Oszacowanie wartości rezydualnej nie jest wcale proste, bo należy ją założyć kilka lat wcześniej, już na początku umowy leasingu operacyjnego.

Najważniejsze czynniki, jakie należy brać pod uwagę przy jej wyliczaniu, to wiek i przebieg samochodu po zakończeniu okresu leasingowania, pozycja danego modelu na rynku oraz ogólna analiza rynku i jego tendencji. Auta niemieckie i japońskie wolniej tracą na wartości - ich cena po okresie leasingu jest więc większa. Warto również wspomnieć o dodatkowym wyposażeniu. W przypadku samochodów flotowych, szczególnie w klasach wyższych, ono nie ma większego wpływu na jego wartość rezydualną. Można więc założyć większą utratę wartości samochodów z dodatkowym wyposażeniem w stosunku do opcji standardowej. Podczas podpisania umowy leasingu określany jest okres jej trwania oraz łączny przebieg jaki pojazd ma osiągnąć w tym okresie. W zależności od wymagań klienta, zmian użytkownika pojazdu i innych czynników, przebiegi realne mogą różnić się od założonych w umowie.

Jeśli limit zostanie przekroczony, klient dopłaca za ponadnormatywnie przejechane kilometry. Inne są bowiem stawki dla auta przejeżdżającego 30 000 kilometrów rocznie, a inne dla pokonującego 50 000 kilometrów rocznie. W ten sposób firma flotowa zabezpiecza obniżenie wartości rezydualnej samochodu spowodowane przekroczonym przebiegiem. Ten system działa jednak w dwie strony. Jeżeli bowiem samochód przejechał mniej kilometrów niż założono w umowie, LeasePlan zwraca klientowi nadpłatę z tytułu niezrealizowanego przebiegu.

Sprzedaż samochodów po okresie użytkowania jest bardzo istotnym elementem polityki flotowej firmy oraz czynnikiem mającym kluczowy wpływ na działalność CFM. Właściwe decyzje w tym zakresie przekładają się nie tylko na oszczędności z tytułu użytkowania floty, ale i na relacje firmy z jej pracownikami - kierowcami służbowych samochodów.