Czy możesz wziąć służbowe auto na wakacje?

Warianty udostępnienia

Generalnie, kwestię możliwości użyczenia służbowego samochodu pracownikowi dla jego prywatnych celów można traktować na 2 sposoby: albo uznać, że samochody firmowe mają służyć tylko i wyłącznie celom służbowym, albo dopuszczać ich użytkowanie w celach prywatnych. Przy pierwszym założeniu dla zapisów polityki flotowej sprawa jest prostsza. Zamyka się ją jednym punktem dokumentu, który może brzmieć: Pracownik może wykorzystywać samochód służbowy tylko w godzinach pracy. W czasie dni wolnych, urlopów, a także w czasie, gdy pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych, nie może korzystać z pojazdu służbowego.

Większą gamę możliwości daje wariant drugi, który wymaga określenia warunków i granic użytkowania auta firmowego przez kierowcę poza godzinami pracy. Pracownik może otrzymać prawo wykorzystywania pojazdu firmowego poza godzinami pracy wyłącznie w celu dojechania do pracy z domu i z pracy do domu. Auto może być wykorzystywane także przez kierowcę dla celów prywatnych, po godzinach pracy, ale tylko w te dni, podczas których pracuje. Najkorzystniejszym dla pracownika rozwiązaniem jest umożliwienie mu korzystania z samochodu firmowego bez ograniczeń. Wówczas samochód pełni funkcję dodatkowej gratyfikacji za wykonywaną pracę.

Koszty eksploatacji

Zapisowi w polityce flotowej dopuszczającemu możliwość korzystania z samochodu służbowego poza godzinami pracy, czyli np. podczas urlopu, powinien towarzyszyć zapis o warunkach pokrywania kosztów związanych z eksploatacją pojazdu. Po pierwsze, precyzyjnie powinno być określone, kto - pracownik czy firma - powinien ponosić koszty paliwowe związane z prywatnym użytkowaniem pojazdu. Mogą one bowiem być pokrywane w całości przez firmę, częściowo lub obciążać wyłącznie pracownika.

Rozliczanie kosztów paliwowych usprawnia wprowadzenie do firmy kart paliwowych. Dzięki nim istnieje możliwość precyzyjnego określenia, gdzie i kiedy dany samochód był tankowany. - W naszej firmie za paliwo wlewane do samochodów służbowych zużyte na cele prywatne każdy kierowca płaci z własnej kieszeni - mówi Tomasz Mazurski, kierownik administracyjny w firmie Maxnet. - Karty paliwowe pomagają nam wskazać, które tankowania dokonywane były w czasie urlopowym, wolnym od pracy. Koszty tych tankowań stanowią kwotę stanowiącą element rozliczenia z pracownikiem - dodaje.

Auto pod kontrolą

Firmy, które pozwalają pracownikowi wykorzystywać samochód dla celów prywatnych, wprowadzają często pewne ograniczenia terytorialne. Najczęściej terytorium, po którym pracownik może poruszać się służbowym autem, ograniczone jest obrębem Polski. W dobie otwartych granic w Europie ograniczenie to nie jest łatwe do utrzymania i weryfikacji, dlatego też część firm wprowadza różne narzędzia kontroli pojazdu. Najpopularniejszą i najbardziej skuteczną formą kontroli jest wyposażenie samochodów firmowych w urządzenia GPS i możliwość ich stałego monitoringu. W opinii kierowników flot samochodowych stosowanie systemu GPS znacznie zmienia przyzwyczajenia kierowców firmowych. Pracownik świadomy ciągłego nadzoru nad prowadzonym przez niego pojazdem o wiele rzadziej wykorzystuje go w celach prywatnych, jeśli zabrania mu tego firmowy regulamin dotyczący użytkowania aut służbowych. Jak pokazują badania firmy Neptis, monitorowani kierowcy ok. 5 razy rzadziej odwożą rodzinę do pracy, załatwiają sprawy urzędowe i jeżdżą na zakupy. Czterokrotnie rzadziej jadą autem służbowym na wakacje.

Za granicę - zgodnie z regulacjami

Przemieszczanie się samochodem służbowym po polskich drogach jest wewnętrzną sprawą firmy będącej właścicielem pojazdu. Możliwości wyjazdu samochodem firmowym poza granice Polski są natomiast regulowane przez prawo drogowe. Zgodnie z jej przepisami chęć wyjazdu służbowym autem poza granice Polski wymaga uzyskania przez kierowcę zgody właściciela pojazdu. Jeśli samochód jest własnością firmy, zgodę powinien wydać jej właściciel lub upoważniona przez niego osoba, natomiast jeśli pojazd jest leasingowany lub wynajmowany, pisemną zgodę powinien wydać przedstawiciel leasingodawcy lub firmy sektora car fleet management. Prawo mówi bowiem jasno, że jeśli w dowodzie rejestracyjnym widnieje inne nazwisko niż nazwisko kierowcy, to organy kontroli ruchu drogowego mają prawo sprawdzić, czy kierujący pojazdem ma uprawnienia do jego użytkowania. - Oznacza to, że w przypadku podróżowania wynajętym samochodem konieczne jest posiadanie nie tylko dowodu rejestracyjnego, ale również innego dokumentu świadczącego o naszym prawie do korzystania z pojazdu. Może być to np. umowa użyczenia, którą regulują przepisy Kodeksu cywilnego - tłumaczy Ernie Greszta, regional insurance manager w firmie LeasePlan.

Zaświadczenie uprawniające do użytkowania pojazdu wbrew pozorom ma duże znaczenie w wielu krajach europejskich i jego brak może skutkować poważnymi komplikacjami: zakazem przekroczenia niektórych granic, problemami podczas kontroli na terytorium wielu krajów Europy Zachodniej, a także Bułgarii, Rumunii czy Ukrainy. Służby graniczne i policje niektórych państw są jeszcze bardziej restrykcyjne. Na przykład w Rosji czy na Białorusi mogą zażądać od nas nie tylko pisemnej zgody właściciela na użytkowanie pojazdu, ale także notarialnego poświadczenia udostępnienia pojazdu oraz jego tłumaczenia przysięgłego. W sytuacji częstych wyjazdów zagranicznych jakiegoś pracownika warto wyposażyć go w takie dokumenty od razu w 3 językach - angielskim, rosyjskim i polskim. Powinny one załatwić sprawę i umożliwić bezproblemowe poruszanie się samochodem firmowym właściwie po terytorium całej Europy, niezależnie czy w celach służbowych, czy prywatnych.

Ubezpieczenie za granicą

Wyjazd samochodem firmowym do niektórych krajów obliguje kierowcę do posiadania tzw. Zielonej Karty, czyli dokumentu, który potwierdza ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych w ruchu zagranicznym. Nie jest ona dokumentem niezbędnym w przypadku podróży do krajów UE, a także np. Szwajcarii i Chorwacji. Jednak nawet w nich może być pomocna, ułatwia bowiem postępowanie z poszkodowanymi przez kierowcę będącego sprawcą zdarzeń oraz z policją. W przypadku zagranicznych wyjazdów warto pamiętać także o assistance obowiązującym poza granicami kraju. Wobec konieczności częstych wyjazdów zagranicznych warto o tej usłudze pomyśleć już w trakcie podpisywania polisy. To rozwiązanie jest dużo tańsze niż ewentualne każdorazowe rozszerzanie usługi obowiązującej tylko na terytorium Polski. Oczywiście, jest ono też zbędne (bo i nie najtańsze) w przypadku firm, których samochody poza granice kraju wyjeżdżają okazjonalnie lub mogą w danym roku obowiązywania polisy nie wyjeżdżać wcale.

Procedury w przypadku wyjazdów do krajów Europy Zachodniej lub do naszych sąsiadów są powszechnie znane i nie zaskakują. Bardziej skomplikowane są one w przypadku innych, odleglejszych państw, zwłaszcza pozaeuropejskich. Jeśli zdarzyłby się do nich wyjazd, warto szczegółowo zapoznać się formalnymi wymogami związanymi z wjechaniem na ich terytorium samochodem firmowym. Pomocne mogą być ambasady, które powinny udzielić niezbędnych informacji.

Odpowiedzialność pracownika

- Polityki flotowe powinny zawierać regulacje odpowiedzialności użytkownika pojazdu firmowego za ewentualne szkody powstałe z winy kierowcy. Najczęściej dokumenty flotowe mówią o tym, że koszty naprawy samochodu pokrywane są z polisy ubezpieczeniowej. Większy problem stanowią natomiast szkody powstałe wyłącznie z winy kierowcy, których nie obejmują swoim zakresem ubezpieczenia autocasco. Firmy, które nie posiadają osobnego dokumentu określającego zasady użytkowania samochodów firmowych, powinny natomiast poddać spisanej regulacji co najmniej niektóre kwestie zarządzania autami. Należą do nich kwestie odpowiedzialności za szkody, których nie obejmuje ubezpieczenie. Firma ubezpieczeniowa może odmówić wypłaty odszkodowania w kilku przypadkach, m.in.: niedostarczenia dokumentów wymaganych do likwidacji szkód, ucieczki z miejsca wypadku czy też prowadzenia samochodu w stanie nietrzeźwym lub pod wpływem środków odurzających - wymienia Ernie Greszta z LeasePlanu.

- Drugi rodzaj sytuacji, w których pracownik może zostać obciążony opłatami za naprawę samochodu, to te w których pojazd uległ uszkodzeniu ewidentnie z winy użytkownika, np. w przypadku gdy zatarciu uległ silnik z powodu jazdy bez oleju. Także tego typu zdarzenia powinny być uwzględnione w polityce flotowej firmy, w innym wewnętrznym dokumencie lub w umowie o pracę. Wysokość kwoty, jaką może być obciążony pracownik, jest jednak ustalona prawnie. Koszty naprawy, które musi ponieść pracownik, nie mogą być wyższe niż trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia pracownika. Natomiast w sytuacji gdy koszty naprawy odciągane są od pensji pracownika, ich wysokość nie może pozostawać niższa od średniego wynagrodzenia w kraju. Ważne jest też, by uświadomić pracownikowi, jakie jego zaniedbania mogą przyczynić się do odmowy wypłaty odszkodowania, przez co koszty związane z naprawą samochodu będą musiały kogoś obciążyć - firmę lub pracownika - dodaje specjalista.

Bogdan Marecki, właściciel firmy PHU Konrad

Samochód w naszej firmie traktowany jest jako narzędzie pracy, dlatego też pracownicy mają użytkować go wyłącznie na potrzeby firmowe. Przy naszej hurtowni mamy duży parking, na który po zakończonej pracy odstawiane są samochody. Kierowcy nie mają też możliwości korzystania z samochodów służbowych w okresie urlopowym, bo pojazdy te są wykorzystywane wtedy przez innych pracowników firmy. Prawdę mówiąc, nie wyobrażam sobie, by kierowcy mogli na okres 2 lub 3 tygodni zabrać samochód. Pojazd firmowy powinien zarabiać na siebie przez cały rok.

Dominik Fengler, kierownik administracyjny w firmie Kielbud

Regulamin użytkowania naszej firmowej floty zakłada możliwość wykorzystywania samochodów firmowych dla celów prywatnych. Jednak dokument ten dokonuje podziału samochodów na 2 kategorie, tzw. przypisane do kierowcy i tzw. przypisane do funkcji. Tymi pierwszymi poruszają się konkretni kierowcy, te drugie użytkują różni pracownicy. Ci pierwsi mogą użytkować samochody poza godzinami pracy, mogą nimi jeździć także na wakacje. Jednak tylko krajowe, ponieważ umowa leasingowa nie przewiduje możliwości wyjeżdżania samochodami poza granice kraju. Natomiast samochody przypisane do funkcji nie mogą być zasadniczo użytkowane dla celów prywatnych. Stanowią one bowiem pojazdy rezerwowe, które są użytkowane w momencie, gdy zaistnieje taka potrzeba. Realizują one konkretne zadania i w związku z tym, jeśli nawet nie są w danym momencie wykorzystywane, to stoją na parkingu, by być w odpowiednim czasie pod ręką.

Paweł Malinowski, administrator floty firmy Marwan

Dotychczas nie mieliśmy w naszej firmie przypadku, by w razie wypadku czy stłuczki ubezpieczyciel nie chciał wypłacić odszkodowania za naprawę pojazdu. Rzeczywiście, wiem jednak o sytuacjach, w których firma ubezpieczeniowa nie chciała wypłacić odszkodowania. Opowiadam o nich kierowcom firmowym, wyczulając ich na potrzebę pilnowania terminów przeglądów okresowych, momentów wymiany płynów i części eksploatacyjnych. Poza tym, nasza car policy jasno precyzuje odpowiedzialność kierowcy za szkody samochodu poczynione z ewidentnej winy kierowcy. Jeśli firma ubezpieczeniowa nie chciałaby więc wypłacić pieniędzy z powodu udowodnienia ewidentnych zaniedbań kierowcy, to koszty naprawy musiałyby być pokryte z kieszeni pracownika.

Wiktor Sroka, właściciel firmy Cobalt

Samochód do celów prywatnych w naszej firmie mogą wykorzystywać tylko pracownicy wyższego zaszeregowania. W ich przypadku samochód traktowany jest jako element wynagrodzenia. Wszelkie koszty związane z eksploatacją samochodu w czasie prywatnym obciążają jednak pracownika. Dodatkowo, płaci on comiesięczną, niewielką opłatę za możliwość korzystania z samochodu poza godzinami pracy. Jest to kwota stanowiąca orientacyjne wyliczenie kosztów eksploatacyjnych poniesionych w trakcie używania samochodu dla celów prywatnych. Dzięki tej opłacie pracownik nie jest jednak w żaden sposób ograniczany w zakresie użytkowania samochodu firmowego. Może on także jechać pojazdem na wakacje, nawet poza granice kraju.