Z pozoru wydaje się, że skoro obie strony stosunku pracy zgadzają się na takie rozwiązanie, to nie wynikną z tego żadne problemy. Istnieje jednak kilka kwestii, o których należy pamiętać. Przede wszystkim zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi powinno zależeć na tym, aby kwestie związane z przekazaniem pojazdu dla celów urlopu regulowała pisemna umowa. Można w niej zawrzeć postanowienia dotyczące:

okresu udostępnienia auta, miejsca docelowego podróży i prognozowanego przebiegu, sposobu zabezpieczenia pojazdu przed kradzieżą (parking strzeżony itp.), postępowania w przypadku zaistnienia szkody czy choćby dopuszczalności przekazania pojazdu przez pracownika osobom trzecim (np. znajomym w trakcie urlopu).

Precyzyjnie sporządzona umowa pozwoli uniknąć nieporozumień. W przypadku samochodów podlegających leasingowi czy wynajmowi długoterminowemu niezbędne może okazać się również uzyskanie przez pracodawcę zgody właściciela pojazdu na zagraniczną podróż. Z kolei pracownik - w porozumieniu z szefem - powinien zadbać o odpowiednie ubezpieczenie. Niezależnie od OC i AC warto mieć ubezpieczenie NW oraz pakiet assistance o możliwie najszerszym zakresie zdarzeń objętych ochroną.

Odrębnym zagadnieniem są konsekwencje podatkowe udostępnienia samochodu do celów prywatnych. Brak szczegółowych uregulowań prawnych daje, niestety, pole do wielu - często sprzecznych - interpretacji. W ramach tego artykułu omówione zostaną w zarysie zasadnicze problemy.

Zgodnie z art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku pracy uznaje się także wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń. Wynika z tego, że użyczenie pracownikowi pojazdu stanowi jego przychód podlegający opodatkowaniu. Obliczenie wartości takiego świadczenia także może być problemem. Dominujące stanowisko organów podatkowych w tym zakresie nakazuje stosować stawki wynajmu pojazdów o takich samych parametrach, obowiązujące na danym rynku wśród firm rent-a-car.

Może się więc okazać, że wycieczka firmowym autem na dwutygodniowy urlop to dodatkowy przychód rzędu 2000 zł lub więcej, od którego nie tylko należy zapłacić podatek, ale o który należy powiększyć podstawę do obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jeżeli firma nie zamierza w takich rozmiarach sponsorować urlopu pracownika, należy właśnie w umowie określić wynagrodzenie za korzystanie z pojazdu. Wówczas pracownik zobowiązany jest do zapłaty określonej kwoty, zaś przychód do opodatkowania powstaje po stronie pracodawcy. Ustalenie ceny na rozsądnym poziomie - z uwzględnieniem stopnia zużycia pojazdu - z jednej strony zminimalizuje ryzyko podatkowe, z drugiej zaś może być dla obu stron najkorzystniejsze finansowo (nie powstanie konieczność naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne od zwiększonej podstawy).

Niezależnie od tego, czy świadczenie pojazdu na rzecz pracownika jest odpłatne, czy nieodpłatne, z reguły transakcja będzie także podlegać podatkowi VAT. Nieodpłatne usługi świadczone na cele osobiste pracowników podlegają bowiem podatkowi od towarów i usług (o ile ich świadczenie nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku przy nabyciu towarów związanych z tymi usługami). Podstawę opodatkowania, co również może być trudne do ustalenia, stanowi koszt świadczenia tych usług przez pracodawcę. Nie będzie tutaj brana pod uwagę - jak w przypadku podatku dochodowego - wartość rynkowa świadczenia, ale w praktyce należy zastosować proporcję między okresem urlopu a miesięcznymi kosztami firmy dotyczącymi pojazdu - np. ratą leasingową, składką ubezpieczeniową czy wysokością odpisu amortyzacyjnego.

Wskazane powyżej rozwiązania pozwolą na ograniczenie ryzyka podatkowego, jak również zapewnią stronom stosunku pracy pewność co do wzajemnych praw i obowiązków wynikających z udostępnienia pojazdu firmowego na urlop. Taki spokój pozwoli na komfortowy, choć kosztowny wypoczynek. Ale przecież nic nie ma za darmo.