Teraz służbowe, potem moje

Firmy, które chcą zaoferować samochody swoim pracownikom, powinny już od samego początku użytkowania auta ustalić jasne reguły wykupu pojazdu. - Przedsiębiorca powinien ustalić cenę wykupu już w ramach wstępnej umowy o eksploatacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem - kierowcą samochodu służbowego. Ta część umowy staje się więc częścią polityki flotowej, ponieważ reguluje zarówno zasady sprzedaży, jak i standardy eksploatacji auta - tłumaczy Tomasz Matujewicz z LeasePlan Fleet Management.

Pracodawca zapewnia sobie niższe koszty eksploatacji, choć za cenę mniejszego zysku przy odsprzedaży auta. Pracownik, który wie, że za kilka lat stanie się właścicielem konkretnego pojazdu, będzie się starał jak najmniej go zniszczyć. Poza tym, dla firmy zbycie auta staje się przewidywalne, już na początku użytkowania wiadomo bowiem, jak skończy się życie samochodu w firmie. Korzyści pojawiają się oczywiście również po stronie pracownika, dlatego właśnie możliwość wykupu auta jest dla niego motywatorem. Zagwarantowana cena wykupu samochodu jest niższa od rynkowej o średnią marżę pośredników (np.: komisów), czyli o ok. 10-15%.

To właśnie atrakcyjna cena sprawia, że pracownik chętnie kupi to auto i jest wielce prawdopodobne, że będzie dbał o nie jak o swój własny pojazd. W momencie zakupu sytuacja przyszłego nabywcy jest też bardzo korzystna z uwagi na fakt, że zna on doskonale historię pojazdu, szczegóły serwisowe oraz wie, w jaki sposób auto było użytkowane.

Aby motywacja była jeszcze większa, warto dać użytkownikowi choć trochę wolności przy wyborze auta. Przed zakupem można więc dla poszczególnych stanowisk stworzyć listy kilku aut, które są akceptowalne przez firmę, i dać pracownikowi możliwość zdecydowania, która z tych propozycji jest dla niego najbardziej satysfakcjonująca.

Ale nie dla wszystkich

Taki sposób motywacji nie zadziała jednak w każdej firmie. Kilkuletnie planowanie relacji z pracownikiem możliwe jest wyłącznie w przewidywalnym środowisku, gdzie istnieje duże prawdopodobieństwo, że użytkownik zachowa swoje stanowisko w firmie lub nie zmieni miejsca pracy. W sytuacji gdy rotacja pracowników jest duża, proponowanie im odsprzedaży auta jest pomysłem zupełnie nietrafionym.

Duża rotacja występuje często na stanowiskach przedstawicieli handlowych, spora część z nich zmienia pracę w ciągu pierwszego roku pracy. Ponadto, praca handlowca jest na tyle wyczerpująca dla samochodu służbowego, że trudno liczyć na jego oszczędną eksploatację. W firmach handlowych umowy wykupu zawiera się więc raczej z kadrą kierowniczą, która z racji swojej pozycji jest bardziej związana z przedsiębiorstwem.

Niektóre firmy nie zawierają w umowie ze swoim pracownikiem gwarantowanej ceny wykupu samochodu. Kierowca zachowuje prawo pierwokupu, ale nie zna ceny, którą będzie musiał zapłacić. Jest to rozwiązanie pośrednie, pracodawca zachowuje bowiem możliwość dostosowania ceny auta do jego rynkowej wartości w momencie sprzedaży, jednak traci walor motywacji. Kierowca nie ma bowiem przekonania, czy rzeczywiście będzie zainteresowany odkupieniem swojego służbowego samochodu.

Kiedy sprzedać?

Moment, w którym firma powinna się zdecydować na wymianę auta, zależy od wielu czynników, m.in.: marki, klasy auta, jego przeznaczenia oraz typu silnika. Zwykle następuje to po 3, 4 latach użytkowania. Samochody w tym wieku są jeszcze względnie młode. Dlatego też ich ceny są stabilne i stosunkowo łatwo znaleźć na nie nabywcę. Po tym okresie znacznie wzrasta średni koszt przejazdu 1 km, bowiem rosną ceny serwisu i bieżącej eksploatacji. - Z naszych doświadczeń wynika, że ok. 80% samochodów flotowych zmienia właściciela po osiągnięciu wieku 3-4 lat - mówi Tomasz Matujewicz i dodaje: - Biorąc pod uwagę przebieg, samochody z silnikiem benzynowym najkorzystniej jest wymieniać przy przebiegu 120-150 tys. km, a diesle 150-200 tys.

Jeśli chodzi o prawo, to ani przepisy podatkowe, ani cywilne nie określają jakiegokolwiek minimalnego okresu, w jakim firma powinna być właścicielem samochodu, aby mogła go następnie odsprzedać. Może być to zatem każdy kolejny dzień po uzyskaniu prawa własności.

Za ile sprzedać?

Przepisy obowiązującego prawa nie określają również minimalnej ceny, za jaką można sprzedać wcześniej kupiony samochód (czy inny przedmiot). Teoretycznie, firma może więc sprzedać samochód swojemu pracownikowi po dowolnie określonej cenie, niemniej jednak nie pozostanie to bez wpływu na rozliczenia podatkowe. Przychód podatkowy powinien bowiem zostać określony według ceny rynkowej auta.

Po pierwsze, w związku ze sprzedażą pracownikowi pojazdu po preferencyjnej cenie powstanie u niego przychód z tytułu świadczenia częściowo nieodpłatnego. Jego wysokość stanowi różnicę pomiędzy ceną rynkową a ceną zapłaconą przez pracownika za samochód. Od tej różnicy trzeba pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jeżeli bez uzasadnionej przyczyny cena samochodu znacznie odbiega od wartości rynkowej, przychód ten, właśnie w wysokości wartości rynkowej, określa organ podatkowy. Oznacza to, że jeżeli firma sprzeda samochód po cenie niższej niż cena rynkowa, wówczas organ podatkowy ma prawo wezwać strony umowy do zmiany tej wartości lub wskazania przyczyn uzasadniających podanie ceny znacznie odbiegającej od wartości rynkowej. Oczywiście, działania organu podatkowego będą dotyczyły tylko sfery podatkowej, a nie sfery cywilnoprawnej, którą strony mogą kształtować dowolnie. Działania organu nie będą polegały na zmianie ceny sprzedaży, ale na zmianie wartości przychodu spółki dla celów podatkowych.

Koniecznie z fakturą

Obowiązujący stan prawny wymaga, aby spółka w momencie sprzedaży samochodu wystawiła fakturę VAT na rzecz swojego pracownika. Podatek VAT jest też w tym wypadku jedynym zobowiązaniem podatkowym. Transakcja firma - pracownik nie skutkuje podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Zgodnie bowiem z art. 2 pkt 4 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych "nie podlegają temu podatkowi czynności cywilnoprawne, jeżeli przynajmniej jedna ze stron z tytułu dokonania tej czynności jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług".

Ważne jest także, że dostawa towarów używanych, takich jak auta, podlega zwolnieniu z opodatkowania VAT pod warunkiem, że dokonuje ich podatnik, który wcześniej używał takiego towaru przez co najmniej pół roku oraz któremu w związku z dokonanym zakupem nie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. O zwolnieniu z opodatkowania VAT decyduje zatem posiadanie prawa do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie danego towaru, a nie faktyczne obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jeżeli mimo posiadanego prawa podatnik z pewnych względów (niewiedzy czy zapomnienia) nie odliczy VAT naliczonego, ze zwolnienia i tak nie będzie mógł skorzystać, gdyż prawo takie przysługiwało mu w momencie nabycia towaru.

Jeśli zatem firma sprzedaje pracownikowi auto, przy zakupie którego przysługiwało jej prawo do obniżenia podatku VAT o podatek naliczony związany z nabyciem samochodu, to nie może ona przy tej sprzedaży skorzystać ze zwolnienia. Będzie więc podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT według standardowej stawki 23%. Sprzedaż samochodu ciężarowego (przynajmniej w kontekście podatkowym) dająca prawo do pełnego odliczenia podatku naliczonego przy zakupie nie podlega zwolnieniu. Samochód ciężarowy, nawet spełniający definicję towaru używanego, w momencie sprzedaży będzie zawsze opodatkowany.

Pewnego rodzaju optymalizacja byłaby jednak możliwa, gdybyśmy mieli do czynienia z samochodem osobowym, przy którego nabyciu przysługuje częściowe odliczenie podatku VAT. Wówczas spółka mogłaby zostać zwolniona od podatku VAT z dostawy tego samochodu po półrocznym okresie jego użytkowania.

Auta leasingowane

W przypadku korzystania z usług zewnętrznej firmy finansującej auta sytuacja wygląda trochę inaczej. Auto nie należy bowiem do firmy użytkującej pojazd. - Prawo pierwokupu po okresie wynajmu w Leas Plan mają firmy, czyli klienci, którzy sami mogą nabyć pojazd na poczet potrzeb własnej działalności lub zaoferować taką możliwość swoim pracownikom - tłumaczy Tomasz Matujewicz.

W zależności od umowy zawartej z klientami proponowane są możliwości zakupu samochodu po cenie określonej w przetargu lub po cenie określonej i zagwarantowanej w umowie leasingu. Jeżeli klient oraz użytkownik nie chcą kupić pojazdu, sprzedażą samochodów zajmuje się firma leasingująca.

Sprzedaż samochodów po okresie użytkowania jest bardzo istotnym elementem polityki flotowej firmy. Właściwe decyzje w tym zakresie przekładają się nie tylko na oszczędności z tytułu użytkowania floty, ale i na relacje firmy z jej pracownikami, czyli użytkownikami aut służbowych.