Firma zdobywa duży kontrakt i ma do przewiezienia ludzi do pracy, np. na budowę, lub sporo towaru, a nie ma samochodu, który by wszystko pomieścił. Nie chce też kupować takiego auta, bo wprawdzie nieźle się rozwija i zlecenia zaczęły spływać, ale nie wiadomo, jak długo potrwa okres prosperity.

Nagła potrzeba

W takiej sytuacji mamy trzy wyjścia. Pierwsze to zlecić przewiezienie towaru firmie kurierskiej lub spedycyjnej, a osób firmie transportowej.

Drugie, wynająć samochód z firmy posiadającej w parku interesujący nas pojazd - ale wtedy musimy zaangażować kierowcę lub zapłacić za wynajem auta z kierowcą.

Trzecie, wynająć auto na dłużej - w wynajmie średnioterminowym (od miesiąca do roku) lub alternatywnie dla leasingu w wynajmie długoterminowym (powyżej dwóch lat z zakontraktowanym limitem kilometrów). Można też skorzystać z kilku powyższych usług naraz, bo powszechność łączenia przez firmy najmów o bardzo różnych długościach nie jest niczym nowym i często wynika z faktu, że część przedsiębiorstw zarabia sezonowo lub trudno im przewidzieć potrzeby transportowe w dłuższym okresie.

Wzrasta popularność wynajmu

Jak przyznaje Michał Michaliszyn, kierownik oddziału wypożyczalni Express w Krakowie - zainteresowanie wynajmem samochodów dostawczych jest bardzo duże i stale rośnie. W pewnych okresach trzeba rezerwować je z nawet miesięcznym wyprzedzeniem. Wskaźnik wykorzy-  stania floty samochodów dostawczych sięga 90% i jest o kilka punktów procentowych wyższy niż w przypadku samochodów osobowych.

Poza tradycyjną sezonowością dochodzi czynnik związany z realizacją okresowych projektów i kontraktów. - Zamiast ponosić koszty utrzymania samochodu, który nie jest wykorzystywany długookresowo, lepiej go wynająć na czas faktycznych potrzeb - uzupełnia Piotr Kaim, key account manager z Express Fleet Partner.

Wypożyczającymi duże samochody dostawcze są przede wszystkim firmy, które nie posiadają we flocie samochodów tego segmentu, a prowadzona działalność wymaga zapewnienia dostępności samochodu dostawczego. Bardzo często wypożyczenie auta dostawczego wiąże się z koniecznością uzyskania upoważnienia na wyjazd za granicę. Drugą liczną grupę stanowią firmy, które w działalności wykorzystują własne samochody dostawcze, ale czasowo muszą skorzystać z dodatkowego pojazdu. Powodem najczęściej jest dodatkowe zlecenie, zwiększone zamówienie lub awaria jednego z własnych aut. Także osoby prywatne często korzystają z samochodów dostawczych. Najczęściej celem wynajmu jest konieczność przewiezienia dobytku przy przeprowadzce.

Średnia długość wynajmu auta dostawczego lub busa podlega regionalizacji. - W naszych oddziałach zlokalizowanych na południu Polski wynajmy trwają kilka-kilkanaście dni, podczas gdy w pozostałych oddziałach większość wynajmów obejmuje okresy kilkutygodniowe i 1-2-miesięczne - zauważa Michał Michaliszyn.

Furgony i busy

Oprócz największych aut dostawczych niemałe wzięcie w wypożyczalniach mają średnie i małe pojazdy dostawcze i osobowe, z przewagą tych ostatnich.

- Sporym zainteresowaniem cieszą się auta typu Peugeot Partner i VW Caddy w wersjach 5-osobowych. Atutem samochodów tego segmentu jest spora ilość miejsca dla 4-5 osób przy dużej ładowności i przestrzeni bagażowej. Są one wypożyczane przede wszystkim przez firmy z branży budowlanej oraz drogowej. Ze względu na specyfikę branż głównych odbiorców tych aut, najczęstsze są wynajmy 1-2-miesięczne - uzupełnia Michaliszyn.

Niewiele mniejszym zainteresowaniem cieszą się również samochody siedmio-, a nawet dziewięcioosobowe (np. Nissany Primastar i Ople Vivaro), które - według przedstawicieli Expressu - wypożyczane są dwóm grupom klientów. Pierwsza to firmy organizujące wyjazdowe konferencje albo przyjmujące delegację. Drugą grupę klientów stanowią firmy z branży budowlanej, które wykorzystują je do transportu pracowników.

Ostatnią grupę stanowią klienci indywidualni - często auta wypożyczają wspólnie dwie rodziny wyjeżdżające na narty lub na wakacje za granicę. Jest to decyzja uzasadniona, jeśli weźmie się pod uwagę koszty paliwa, a także opłaty za przejazd autostradami. Poza tym kierowcy w trakcie podróży mogą się zmieniać, a podróż mija w weselszej atmosferze.

Ze względu na stale rosnące zapotrzebowanie na busy i auta dostawcze, firmy typu rent a car systematycznie powiększają flotę tych samochodów i, jak przyznają przedstawiciele tej branży,  najszybciej rozwija się grupa pojazdów dostawczych do 3,5 t oraz busów dziewięcioosobowych.

Czasem lepiej na dłużej

Ale wynajem krótko- lub średnioterminowy się opłaca się dopóty, dopóki nie płacimy za te usługi częściej i więcej niż za wynajem auta w full service leasingu, czyli wynajmie długookresowym zawierającym pakiet usług dodatkowych, np. usługa serwisowa z wymianą opon, likwidacja szkód, samochód zastępczy itp.

Po krótkiej kalkulacji może się okazać, że bardziej opłacalne będzie zakontraktowanie auta idealnie pasującego do prowadzonej przez nas działalności, a nie wielokrotne wynajmowanie na krótko- lub średniookresowo takiego, jakie aktualnie jest w wypożyczalni. Zwłaszcza że za każdym razem, wypożyczając auto, musimy zamrozić gotówkę na kaucję, która w przypadku dostawczaków i busów wynosi od ok. 1,5 tys. do 3 tys. zł.

Poniżej prezentujemy przykładowy koszt wynajmu takiego samego auta na krótki i długi okres (48 miesięcy), w tym ostatnim przypadku z pakietem podstawowych usług dodatkowych: likwidacją szkód, serwisem mechanicznym przy przebiegu 30 tys. km rocznie, serwisem opon zimowych/letnich oraz samochodem zastępczym. Z prostych wyliczeń wynika, że jeżeli auto pracuje nawet co czwarty dzień w miesiącu, czyli innymi słowy, jeżeli mamy co miesiąc wypożyczać auto dostawcze na dłużej niż 7 dni, to w perspektywie czterech lat bardziej opłaca się je wynająć długookresowo.

Zdaniem eksperta

Piotr Kaim, key account manager Express Fleet Partner:

Prawdopodobnie nie ma wśród naszych klientów firmy, która nie uzupełniałaby najmu długo-, średnio- i krótkoterminowym wypożyczaniem aut. To najbardziej racjonalna polityka flotowa stosowana przez menedżerów flot. Nie ma bowiem firmy, w której natężenie potrzeb transportowych jest stałe. Mimo że najłatwiej byłoby zarabiać na czynszu długoterminowym, sami sugerujemy klientom dywersyfikację okresów najmu, a podpisując kontrakt długoterminowy, niejednokrotnie równocześnie ustalamy preferencyjne stawki za wypożyczenie krótkoterminowe.

Niezbędne dokumenty przy wypożyczaniu auta

Klienci indywidualni:

prawo jazdy i dowód osobisty lub paszport,

niektóre wypożyczalnie wymagają także karty kredytowej.

Klienci instytucjonalni:

aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub wypis z KRS,

zaświadczenia REGON i NIP,

prawo jazdy i dowód osobisty lub paszport osoby odbierającej auto.