Zatankowałeś na Orlenie, a faktury w KSeF nie ma. Doradca podatkowy wyjaśnia, dlaczego

Nowe przepisy dotyczą przedsiębiorstw, które w 2024 r. osiągnęły obroty przekraczające 200 mln zł. Jednak odbieranie faktur przez KSeF obejmuje wszystkich przedsiębiorców, bez względu na wielkość firmy.

Wprowadzenie KSeF wywołało liczne pytania wśród klientów Orlenu, jednej z największych spółek Skarbu Państwa. W sieci pojawiły się wątpliwości dotyczące sposobu wystawiania faktur przez koncern paliwowy. Orlen poinformował, że w odpowiedzi na oczekiwania klientów biznesowych, po 1 lutego nadal będzie wydawał wydruki faktur na stacjach. Ten okres przejściowy, w którym funkcjonują zarówno faktury drukowane, jak i KSeF, potrwa co najmniej do 1 kwietnia.

Internauci zwracają uwagę, że mimo wprowadzenia KSeF, faktury za paliwo z Orlenu wciąż są dostępne w formacie PDF, a w systemie KSeF nie pojawiają się żadne dokumenty dotyczące tankowania. Jeden z użytkowników serwisu X podkreślił, że po zakupie paliwa na stacji Orlen nie znalazł faktury w nowym systemie.

Małgorzata Samborska, ekspertka podatkowa Grant Thornton, wyjaśniła, że sytuacja dotyczy faktur wystawianych przez franczyzobiorców prowadzących stacje pod marką Orlen. Według niej, jeśli obroty takiego podmiotu w 2024 r. nie przekroczyły 200 mln zł, nie jest on jeszcze zobowiązany do korzystania z KSeF. Samborska zaznaczyła, że obowiązek ten dotyczy wyłącznie największych firm, a mniejsze przedsiębiorstwa oraz jednoosobowe działalności gospodarcze będą musiały wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a z taką właśnie mniejszą firmą — franszyzobiorcą Orlenu do czynienia miał internauta zastanawiający się, dlaczego w KSeF nie ma odpowiedniej faktury.

Wielu kierowców korzystających z aplikacji mobilnej Orlenu zauważyło, że mimo dostępności narzędzi cyfrowych, faktury za paliwo nie pojawiają się w KSeF. Jeden z internautów zastanawiał się, po co w takim razie wprowadzono system, skoro nie można z niego skorzystać w praktyce. Ekspertka podatkowa ponownie podkreśliła, że sytuacja dotyczy franczyzobiorców, a nie samego Orlenu jako koncernu.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że obecnie tylko największe firmy mają obowiązek korzystania z KSeF. Pozostałe podmioty, w tym małe i średnie przedsiębiorstwa, mają jeszcze czas na dostosowanie się do nowych przepisów. Do 1 kwietnia 2026 r. mogą nadal korzystać z dotychczasowych rozwiązań, w tym z faktur drukowanych na stacjach paliw.

A jak sprawa wygląda w innych sieciach stacji paliw? Do naszego materiału odniósł się Shell i przesłał informację, jak sprawa faktur w systemie KSeF wygląda w przypadku faktur wystawianych kierowcom kupującym paliwo na stacjach tej sieci. Informację zamieszczamy w oryginale:

Ministerstwo Finansów opublikowało krótki instruktaż wideo, jak odbierać faktury w KSeF. Sposób pierwszy wymaga zalogowania się do KSeF za pomocą profilu zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. Druga — bez logowania do systemu polega na zeskanowaniu kodu QR, znajdującego się na fakturze albo kliknięciu linku z wizualizacji faktury.