Pierwszym podstawowym zadaniem menedżera powinno być określenie poziomu kosztów generowanych przez park samochodowy. Klasycznym błędem oceny kosztów związanych z posiadaniem samochodu jest kierowanie się jedynie kosztami bezpośrednio związanymi z autem (a więc: cena samochodu, ubezpieczenie, paliwo, przeglądy i serwis itp.). Nawet w przypadku tak drogiej opcji, jaką jest zakup samochodu na własność do firmy, koszty jego utrzymania policzone w ten sposób wydają się śmiesznie niskie. Właściciel firmy uważa, że pozyskuje na własność cenny środek trwały, zamiast płacić wysokie raty full service leasingu (outsourcingu) auta. Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa i przedmiot outsourcingu, menedżerowie bardzo często popełniają ów błąd liczenia całkowitych kosztów danego procesu.

A cena wciąż rośnie

Ile kosztowałby nowy samochód, gdyby w jego cenę wliczyć wszystkie składniki kosztów jawnych i ukrytych, występujących w większości przedsiębiorstw? Prawie nigdy w firmie nie włącza się do wydatków ponoszonych z tytułu utrzymania samochodu kosztów administracyjnych czy kosztów szkoleń. I to nie tylko personelu zajmującego się samymi autami. Przykładem są zmiany prawne sposobu odliczania podatku, amortyzacji, prywatnego użytkowania samochodu czy delegacji - wielogodzinna praca księgowości, pionu administracyjnego i w końcu zarządu - tak cena naszego auta rośnie. Samochód trzeba czasem umyć, oddać na przegląd, naprawić. Nawet jeśli uda nam się określić koszty z tym związane, to czas, jaki zabierają te czynności, można policzyć w twardej walucie. Ile kosztuje jeden telefon do serwisu czy składu opon (pomnożony przez sto lub więcej w ciągu roku)? Kto i gdzie przechowuje przez pół roku opony do naszych samochodów? Nawet jeśli robimy to sami i teoretycznie nic nas to nie kosztuje, warto zastanowić się, czy przechowywane są one na tyle dobrze, że nie wpłynie to na ich stan. Do tego skład opon do kilku samochodów to już miejsce, które można by wykorzystać, np. na nowe stanowisko produkcyjne lub magazyn zapasów. Dalej powinniśmy wziąć pod uwagę koszty z tytułu utraconych korzyści czy ponoszonego ryzyka. Ile kosztuje nas przestój kierowcy spowodowany nieoczekiwaną awarią? Konieczność i koszt zorganizowania zapasowego środka transportu, usunięcia awarii, powiadomienia klienta lub kontrahenta o spóźnieniu lub odwołaniu wizyty, a nawet fiasko planowanej transakcji...

Planując zakup auta do firmy i hipotetyczną jego odsprzedaż po dwóch latach eksploatacji, czy liczymy, za ile je sprzedamy, jeśli w tym czasie samochód miał dwie poważne stłuczki, a nasi rodacy sprowadzili w tym samym czasie tysiące podobnych modeli z zagranicy? I na koniec znów wracamy do księgowości. Obsługa tych wszystkich faktur, począwszy od paliwa, ubezpieczenia, przez wymianę płynów, opon, mycie, parkingi itp. też kosztuje.

Podatki i ludzie

Licząc koszty samochodu w firmie, należy też brać pod uwagę kwestie księgowo-podatkowe. Gdy nabywamy auta ze środków własnych, można tę inwestycję wpisać w koszty w ciągu pięciu lat amortyzacji. Po odsprzedaży auta, kiedy to pojawia się hipotetyczny zysk, trzeba od niego odprowadzić podatek dochodowy. Z kolei kredytując samochód, dodatkowym kosztem uzyskania przychodu mogą być tylko odsetki i inne prowizje bankowe związane z kredytem.

W przypadku outsourcingu, korzyści podatkowych jest znacznie więcej. Ustawy o podatku dochodowym (PIT i CIT) pozwalają nawet 2,5 raza szybciej wliczyć w koszty wydatki na zakup auta, jeśli tylko umowa leasingu jest zawarta na czas, nie na krótszy niż 40% okresu przewidzianego prawem podatkowym na standardową amortyzację. Ponadto firma może natychmiast wliczyć w koszty uzyskania przychodu wszystkie koszty związane z umową leasingową, bez względu na ich wysokość. Dzięki temu, leasingowane auto nie musi być - jak w przypadku kredytowania lub zakupu ze środków własnych - amortyzowane przez pięć lat, ale można je rozliczyć dwa lata. I co często istotne z punktu widzenia bilansu księgowego i finansów - umowa outsourcingowa uwalnia firmę np. od zobowiązań z tytułu kredytu.

Outsourcing może też wpłynąć na koszty personelu obsługi parku pojazdów. W przypadku większej ilości aut w firmie, reorganizacja struktury zatrudnienia jest niemal pewna. Nie musi to oznaczać od razu zwolnień (a jeśli nawet, to często nasi pracownicy w ramach umowy mogą przejść do firmy outsourcera). Wymaga jednak zmian organizacyjnych. Duża część obowiązków będzie przecież realizowana przez dostawcę usługi, a charakter obowiązków, które pozostaną w kompetencjach naszej firmy, zmieni się. Podstawowym zadaniem osoby zajmującej się zarządzaniem pojazdami w firmie stanie się nadzór nad współpracą z firmą zarządzającą parkiem samochodowym, negocjacje oraz analiza bieżącego wykorzystania parku, a nie - jak to miało miejsce dotychczas - ewidencjonowanie faktur i przyziemne kwestie związane z bezpośrednim utrzymaniem samochodów.

Drożej, ale taniej

Z jednej strony już koszty posiadania samochodu na własność nie są tak małe, jak mogłoby się początkowo wydawać, a z drugiej - nadal wysoki pozostaje koszt outsourcingu. Warto jednak pamiętać, że płacąc za tę usługę, nie wynajmujemy tylko auta na określony umową czas. Kupujemy także dodatkowe wartości i wiedzę związane z całością zarządzania pojazdem.

Jedną z najistotniejszych wartości outsourcingu jest bezpieczeństwo. Przykładowo, po zakończeniu umowy, to firma zarządzająca jest zobowiązana do wymiany samochodów na nowe i pozbycia się starych. Nas nie dotknie problem nieprzewidzianego spadku wartości samochodów. W przypadku własnych pojazdów, to na właścicielu spoczywa odpowiedzialność za ich stan. Jeśli zatem na skutek błędu lub zaniedbania, dojdzie do wypadku, to wszelkie jego konsekwencje poniesie zarząd firmy. Umowa outsourcingu przenosi tę odpowiedzialność na dostawcę usługi.

Czy to się opłaca?

Według analityków, outsourcing może przynieść konkretne oszczędności - w zależności od wielkości firmy i parku pojazdów rzędu 10-30% w stosunku do tradycyjnych sposobów pozyskiwania samochodów dla firmy. Nie jest jednak łatwo osiągnąć taki wynik. Z reguły, w początkowej fazie umowy outsourcingowej koszty mogą nawet wzrosnąć. Oszczędności przychodzą dopiero z czasem - gdy wprowadzimy już wszystkie innowacje i zrestrukturyzujemy firmę. Coraz częściej firmy, decydujące się na outsourcing, robią to także z innych powodów niż koszty. Oddają zarządzanie swoimi pojazdami wyspecjalizowanemu dostawcy po to, by skupić się wyłącznie na swojej działalności. Traktują zatem outsourcing jako dobrą inwestycję w rozwój swojego przedsiębiorstwa.

Firma outsourcingowa w ramach zawartej umowy może zapewnić:

  • finansowanie zakupu samochodów,
  • pełen pakiet ubezpieczenia samochodów,
  • serwisowanie w okresie trwania umowy najmu, obejmujące przeglądy okresowe i naprawy,
  • serwis ogumienia pojazdu - wymianę opon na zimowe i odwrotnie, wraz ze składowaniem,
  • 24 h pomoc assistance,
  • zarządzanie procesem likwidacji szkód komunikacyjnych,
  • budżet paliwowy wraz z przydzieleniem kart paliwowych,
  • dostarczenie samochodu zastępczego na uzgodnionych zasadach,
  • monitorowanie samochodów (GPS),
  • raportowanie umożliwiające całkowitą kontrolę kosztów,
  • inne usługi związane z eksploatacją parku uzgodnione na indywidualne życzenie,
  • dedykowanego konsultanta, odpowiedzialnego za kontakty i sprawne administrowanie parkiem pojazdów klienta.