Duże firmy, których floty liczą po kilkaset samochodów, wbrew pozorom mają czasami łatwiejsze zadanie, jeżeli chodzi o zarządzanie pojazdami, nie licząc oczywiście efektu skali. Dlatego, że dysponują, na przykład setką takich samych pojazdów. Ułatwia to ich kupno, serwis i odsprzedaż. W małych i średnich firmach na ogół znajduje się kilka aut różnych marek, w różnym czasie przypadają przeglądy okresowe, a często pojazdy te są napędzane różnym paliwem, co dodatkowo utrudnia planowanie wydatków. Jeszcze większe trudności występują, kiedy firma posiada samochody specjalistyczne.

VAT i inne nieszczęścia

Na łamach naszego miesięcznika wielokrotnie pisaliśmy o regulacjach prawno-podatkowych związanych z autami firmowymi. Są to bowiem bardzo istotne aspekty zarządzania parkiem samochodów. Kiedyś była kratka, potem wzory poselskie, a obecnie należy zmierzyć samochód, aby wiedzieć, ile można odliczyć VAT-u. Potraktujmy więc samochody z możliwością odliczenia całego podatku VAT, jako auta specjalistyczne. Są nimi wszystkie pojazdy powyżej 3,5 tony (o tych później), pikapy i samochody z jednym rzędem siedzeń. Decydując się na takie auta w firmie, należy pamiętać o możliwości odliczenia całego podatku VAT zawartego w cenie auta. Wówczas możemy także odliczać VAT zawarty w paliwie. W przypadku pojazdów, nazwijmy to - klasycznych, VAT-u odliczyć nie możemy. Zmieniły się też zasady amortyzacji aut z pełnym odliczeniem. Obecnie można amortyzować takie auto w całości już w pierwszym roku jego użytkowania. Te wszystkie zmienne mogą w znacznym stopniu decydować o kosztach utrzymania parku samochodów.

Samochód, czyli pod- i nadwozie

W przypadku pojazdów specjalistycznych, czyli takich, które służą do spełniania bardzo konkretnych zadań, problemów jest znacznie więcej. Przede wszystkim należy wybrać odpowiednią zabudowę, dokładnie analizując przyszłe potrzeby. Często zdarza się, że firma kupuje chłodnię, a po roku okazuje się, że wystarczyłaby izoterma bądź zwykły furgon. Dlatego nie zawsze opłaca się zakup specjalistycznych samochodów. Czasem warto zastanowić się nad wynajmem. W Polsce wynajem chłodni oferuje chociażby firma Petit Forestier.

Kiedy zdecydujemy się na wybór nadwozia, musimy znaleźć wykonawcę, który je dla nas zbuduje, ponieważ na ogół u dealera kupujemy samo podwozie pod zabudowę. Zdarza się, że producent, jak na przykład Volkswagen, ma własną firmę produkującą zabudowy specjalistyczne, bądź producenci niezależni mają rekomendację VW. Zawsze warto zdecydować się na sprawdzonego dostawcę, który ma homologację na swoje produkty. Na ogół inna jest także gwarancja na nadwozie i podwozie. Niewłaściwie zamontowana zabudowa może spowodować utratę gwarancji na cały pojazd, dlatego zawsze sprawdzajmy firmę, zanim podpiszemy z nią umowę.

Firmy dysponujące samochodami do przewożenia żywności, oprócz problemów związanych z zabudową, muszą też zadbać o odpowiednie atesty, np. zezwolenie sanepidu na przewóz żywności.

Ciężarowe problemy

Jeszcze inaczej wygląda specyfika zarządzania samochodami ciężarowymi. Nie mogą one na ogół wszędzie wjeżdżać ani parkować w tych samych miejscach co auta osobowe. Niektóre firmy produkujące nawigacje samochodowe specjalizują się właśnie w samochodach ciężarowych. Wyznaczają dla kierowcy optymalną trasę przejazdu, na której nie ma znaków z ograniczeniem bądź zakazem wjazdu dla ciężarówek.

Firmy z taborem ciężarowym również powinny zwracać uwagę na homologację nadwozi. Dodatkowo dochodzą jeszcze kwestie uregulowania winiet, które są w naszym kraju obowiązkowe, oraz elektronicznych tachografów, jeżeli okaże się, że pracodawca zmusza swoich kierowców do jeżdżenia ponad przewidziany czas.

Warto także zwrócić uwagę na okresowe zakazy jazdy, na ogół w upalne dni. Osoba odpowiedzialna w firmie za park samochodowy powinna śledzić takie doniesienia i odpowiednio wcześniej informować o tym kierowców. Inspekcja Transportu Drogowego jest bardzo skrupulatna i dokładnie sprawdza przestrzeganie wszelkich nakazów i zakazów (zabezpieczenie ładunku, nacisk na oś, niezbędne pozwolenia).

Także w przypadku samochodów ciężarowych, rzadziej dostawczych, pojawia się problem wybrania i serwisowania jeszcze jednego elementu poza podwoziem i zabudową, mianowicie osprzętu: czyli wszelkiego rodzaju żurawi, dźwigów i wind montowanych na pojeździe. Powinny być one serwisowane zgodnie z zaleceniami producenta i posiadać odpowiednie atesty Urzędu Dozoru Technicznego.

Mimo iż zarządzanie firmowymi autami w wielu przedsiębiorstwach wygląda podobnie, to w praktyce kluczowe decyzje podejmuje się przez wzgląd na charakter działalności firmy i specyfikę samochodów. Z czasem odruchowo wiemy, jakie pozwolenia powinniśmy posiadać i jak rozliczać pojazdy w naszym parku.