Najprostsza metoda polega na kontrolowaniu zakupów paliwa i porównywaniu ich ze stanem licznika w pojeździe. Takie działanie sprawdza się w przypadku firm, które mają kilka, góra kilkanaście, samochodów, a wszystkie pojazdy regularnie parkują na firmowym parkingu, co umożliwia kontrolę przebiegów.

W takim wypadku należy niezwykle restrykcyjnie przestrzegać wpisów w książce użytkowania pojazdu. Każde pobranie i zdanie pojazdu musi być odnotowane, wpisany musi być również stan licznika. Dodatkowo na fakturach dokumentujących zakupy paliwa trzeba wpisywać liczbę kilometrów w chwili tankowania. Można to robić odręcznie, lub żądać od pracowników, by taki wpis został nadrukowany za numerem rejestracyjnym na fakturze. Stacje benzynowe zwykle mają możliwość dokonywania dodatkowych adnotacji na fakturach.

Taki sposób kontroli jest uciążliwy nie tylko dla kontrolowanych, ale i dla kontrolującego. Obliczanie zużycia paliwa powinno się przeprowadzać raz na tydzień albo miesiąc. Jeśli cierpliwie przebrnie się przez stosy faktur i zapisków kilometrowych, skoryguje błędy przy wpisach (zamierzone lub nie) uda się łatwo ustalić, który z pracowników zawyża średnią zużycia paliwa.

Wzór na obliczenie średniego spalania paliwa:

Średnie spalanie = (litry/km)*100

Jak obliczyć średnie spalanie dla danego samochodu?

Najprostsza, ale sprawdzona metoda polega na podzieleniu ilości zatankowanego paliwa, przez liczbę kilometrów zaś wynik mnoży się przez 100. Otrzymuje się średnią ilość paliwa, jaką samochód spala na 100 km. Najprościej będzie założyć, że pracownicy powinni mieścić się w normach spalania podawanych przez producenta samochodu, powiększonych o 20%. Jeśli któryś z kierowców raportuje wyższe spalanie, należy bliżej przyjrzeć się fakturom, które dostarcza, lub też sposobowi jazdy. Być może jego styl prowadzenia auta przekłada się też na większą awaryjność pojazdu, a także częstszą zmianę ogumienia.

Gra w karty

Prostą, tanią i bardzo skuteczną metodą kontroli zużycia paliwa jest zaopatrzenie kierowców firmowych samochodów w karty paliwowe. Karty, wystawiane przez koncerny paliwowe bezpłatnie lub za niewielką miesięczną opłatą, są w istocie plastikowym pieniądzem, kartami kredytowymi umożliwiającymi dokonywanie zakupów na stacjach benzynowych. Firma nie tylko otrzymuje mały rabat na zakup paliwa, odroczony termin płatności (rozliczenie następuje raz na kilka tygodni za wszystkie transakcje z danego okresu), to dodatkowo wszystkie transakcje wyszczególniane są na jednej fakturze, co przysparza znacznie mniej problemów księgowości i nadzorującemu. Na dodatek właściciel firmy może zamawiać bezpłatne, miesięczne raporty z tankowania, które dostarczane w formie elektronicznej prezentują jak na dłoni dane o tym, kto, kiedy, ile i jakie paliwo tankował. Raporty takie mogą być importowane do zaawansowanych systemów księgowych, aplikacji służących do zarządzania flotą. Mogą być też przetwarzane w arkuszu kalkulacyjnym dostępnym na każdym firmowym komputerze.

Raporty nie pozostawiają wątpliwości - pracownik, który tankuje ponad miarę, może być natychmiast wychwycony. Co więcej, karty paliwowe zwiększają znacznie bezpieczeństwo transakcji. Nie tylko ze względu na fakt, że kierowca musi podać PIN karty i stan kilometrów. Pracownicy stacji mają obowiązek porównać numer wytłoczony na karcie z numerem rejestracyjnym pojazdu. Co więcej, zabronione jest tankowanie paliwa do kanistrów.

Dodatkowo można założyć, że autoryzowane będą tylko transakcje dokonywane w dni robocze (w weekendy niech pracownik jeździ za swoje, jeśli może dysponować autem), że nie będzie tankowane droższe paliwo premium (Verva, V-Power). Nawet jeśli pracownik będzie tankował pod korek w piątek i znów do pełna w poniedziałek, od razu zostanie to wychwycone w raporcie z tankowania.

Oczywiście, karty paliwowe nie są remedium samym w sobie. Zdarza się, że pracownicy stacji przymykają oko i pozwalają tankować inne auto niż to przypisane do karty. Zachowania takie są jednak surowo tępione przez koncerny paliwowe. Mogą być także wykryte przez zarządzającego samochodami. Wystarczy obliczyć średnie spalanie dla danego auta. Kilkadziesiąt litrów w miesiącu, zatankowanych na lewo na pewno podniesie średnią spalania dla danego pojazdu. Oczywiście, istnieje jeden warunek - co jakiś czas trzeba skontrolować faktyczny przebieg firmowych samochodów.

Metody on-line

Dość drogą, ale szybko zwracającą się, metodą kontroli paliwa jest wykorzystanie łączy on-line. W firmach, szczególnie tych większych, albo gdzie wykorzystywane są paliwożerne maszyny, montuje się systemy kontrolujące zużycie paliwa na bieżąco, w trakcie użytkowania pojazdu. Wymaga to wcześniejszego wyposażenia pojazdów w odpowiednie urządzenia, które przesyłają zebrane dane za pomocą sieci GSM do serwerów, a stamtąd mogą być pobrane na firmowy komputer za pomocą specjalnej aplikacji lub wręcz z poziomu stron www. W samochodach montowane są również systemy pomiaru zużycia paliwa albo systemy pomiaru ilości paliwa w zbiorniku. Na monitorze komputera osoby kontrolującej widoczne jest każde tankowanie, powolny ubytek paliwa w trakcie użytkowania pojazdu. Każdy gwałtowny spadek oznacza spuszczenie paliwa. Należy jednak pamiętać, że dostępne na rynku systemy są wciąż niedoskonałe. Czujniki pomiaru ilości paliwa mogą się czasem zawieszać, mogą wskazywać błędny odczyt ze względu na przechyły pojazdu, nierówności drogi, po której auto jedzie. Nie można zatem natychmiast wszczynać alarmu, ale spokojnie weryfikować odczyty przez następnych kilka godzin. - Istnieje także możliwość pomiaru paliwa w czasie postoju przy wyłączonym silniku - mówi Grzegorz Turowicz, kierownik Działu Technicznego firmy Data System. Obecnie firma pracuje nad nowoczesnym systemem, który czyta dane bezpośrednio z komputerów samochodowych, co daje wiarygodny i precyzyjny pomiar oraz wyklucza możliwość manipulacji ze strony kierowcy.

Systemy elektronicznej kontroli paliwa łączone są bardzo często z systemami monitorującymi pozycję pojazdu, co jest kolejnym elementem pozwalającym na kontrolę tego, gdzie i w jaki sposób pracownicy poruszają się samochodami. - Poza lokalizacją i precyzyjnym pomiarem paliwa on-line za pomocą sond ultradźwiękowych, system pozwala raportować szczegółowo pracę kierowców, informować o odwiedzanych przez nich punktach, a nawet automatycznie rozdzielać kilometry "służbowe" od "prywatnych" - dodaje Grzegorz Turowicz. Co ważne, systemy on-line są coraz bardziej dostępne, ich ceny spadają.

Zdaniem eksperta

Agnieszka Orzechowska

AutoGuard & Insurance Sp. z o.o.

Zastosowanie systemów GPS w firmach posiadających park samochodów wiąże się przede wszystkim z oszczędnością na kosztach paliwa. Nasz system AutoControl umożliwia ciągłą analizę i optymalizację wykorzystania taboru transportowego w dowolnym przedsiębiorstwie przewozowym. Za jego pomocą właściciel lub dysponent parku mają pełną wiedzę na temat ruchu pojazdów, ilości zużytego i zatankowanego paliwa wraz z informacją o miejscu tankowania oraz wiele innych. Informacje są dostarczane w czasie rzeczywistym. Z naszych doświadczeń wynika, iż tego typu systemy telematyczne pozwoliły znacznie zredukować koszty związane z utrzymaniem taboru transportowego (w niektórych przypadkach o przeszło 30%!) przy podniesieniu wskaźnika efektywności funkcjonowania firmy.

Oferujemy również urządzenie do precyzyjnego pomiaru poziomu paliwa w zbiorniku - Sondę Paliwową. Urządzenie to pozwala dokładnie badać poziom zużycia paliwa w jednym oraz - w zależności od potrzeby - w dwóch zbiornikach.