Systemy do zarządzania flotą oparte na kartach paliwowych pozwalają za pośrednictwem internetu administrować przez całą dobę kosztami paliwowymi, kontrolować wydatki na paliwo i - co jest nie bez znaczenia - są bezpłatne. Ich funkcje podzielić możemy generalnie na cztery części: stały wgląd w transakcje, przygotowywanie prostych raportów, kontrola transakcji oraz narzędzia logistyczne.
Obserwacja
- System zarządzania kartami flotowymi umożliwia nam monitoring przepływu paliwa w firmie. Wiemy kto, wiemy gdzie, wiemy, o której godzinie i ile paliwa zatankował do pojazdu - mówi Andrzej Gołąb, kierownik wydziału transportu w Enion SA. - Dzięki temu mamy nie tylko możliwość rzetelnego rozliczenia rzeczywistego zużycia paliwa i weryfikacji zapisów w karcie drogowej, ale także istotne informacje o miejscach pobytu pojazdu i pośrednio o czasie jego pracy - dodaje.
Fleet managerowie podkreślają również, że dzięki systemom on-line wszelkie zadania administracyjne można realizować w prosty i szybki sposób, a dane dostępne w internetowych bazach są kompatybilne z popularnymi programami, na przykład z Excelem. Omawiane systemy pozwalają m.in. przeglądać szczegółowe dane o transakcjach z faktur, weryfikować dane o niezafakturowanych transakcjach, mieć podgląd transakcji dokonanych przez kierowców na stacjach, blokować lub unieważniać karty i wreszcie także filtrować i sortować dane według różnych kryteriów.
Raportowanie
Dzięki systemom dostępnym na stronach internetowych emitentów kart paliwowych kierownik floty ma możliwość szybkiego przygotowania raportów dotyczących kosztów paliwowych. Może tworzyć je według różnych kryteriów. Jest to narzędzie umożliwiające szybkie dotarcie do konkretnych informacji i znalezienie odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące floty.
W prosty sposób można dzięki niemu wykryć nieprawidłowości w eksploatowaniu poszczególnych pojazdów, przez co możliwe staje się wskazanie kierowców wykorzystujących auto niezgodnie z jego możliwościami i jeżdżących nazbyt agresywnie, a więc nieekonomicznie. System BP Plus pozwala na przykład przygotowywać raport zużycia paliwa we wskazanym okresie, raport transakcji dokonanych wybranymi kartami, kontrolny raport zużycia paliwa przez poszczególnych kierowców i kilka innych przydatnych zestawień.
O zaletach tych rozwiązań przekonuje Andrzej Gołąb, który korzysta z systemu dostępnego na stronie PKN Orlen: - Jest to niezwykle przydatne narzędzie w pracy fleet managera - zapewnia.
Kontrola
Większość emitentów kart paliwowych na swoich stronach oferuje także narzędzia kontroli nad kartami. Zarządzający flotą ma dzięki nim możliwość wprowadzenia na przykład limitów ograniczających do dowolnej ilości zakupy paliwa przez wybranych kierowców. Limit może dotyczyć ilości tankowanego paliwa w ciągu tygodnia czy miesiąca. Może on także odnosić się do pory tankowań, a więc polegać na wyznaczeniu dni i godzin, w których kierowcy nie będą mogli dokonywać transakcji. Limit może wreszcie odnosić się także do miejsca tankowania - administrator floty może ustalić kraje, regiony lub konkretne stacje, na których użytkownicy kart będą mogli dokonywać transakcji.
Pomoc logistyczna
Narzędzia dostępne na stronach niektórych firm paliwowych pomagają kontrolować wydatki poprzez wyszukiwanie najlepszych tras przejazdu, kalkulowanie opłat drogowych czy też dobieranie najtańszych stacji paliw i warsztatów. Te pomocne w zadaniach logistycznych narzędzia udostępniane darmowo w sieci możemy podzielić na dwie kategorie. Pierwszą grupę stanowią różnego typu kalkulatory i zestawienia (np. cen paliwa czy łącznych opłat drogowych na danej trasie), drugą - wielofunkcyjne nawigatory mapowe.
Podstawową korzyścią tych rozwiązań jest ograniczenie wydatków na paliwo. Narzędzia dostępne przez internet umożliwiają bowiem planowanie tras na podstawie rozmieszczenia najtańszych stacji. Rozwiązanie takie pozwala oszczędzić na paliwie do 10%. Służą temu na przykład serwisy "Monitor Cen" i "Nawigator" na stronie DKV czy też system raportowania "Jedź i oszczędzaj" firmy UTA - dostępne bezpłatnie dla wszystkich posiadaczy kart. Serwisy DKV i UTA pozwalają analizować sytuację na ok. 3 tys. stacji różnych marek w Polsce i blisko 30 tys. stacji w całej Europie. Skuteczność tego typu narzędzi opiera się na fakcie, że różnice w cenie paliwa pomiędzy stacjami leżącymi w pobliżu sięgają nawet kilkudziesięciu groszy na litrze. Często opłaca się zjechać 2 km z trasy, aby zatankować paliwo po znacznie niższej cenie.
Dostarczając klientom bieżących informacji o cenach paliwa na poszczególnych stacjach i średnich cenach w regionach, monitory cen pozwalają na dobranie najlepszych miejsc tankowania, dostosowanych do rodzaju transportu i zasięgu pojazdów. Narzędzie to ściśle współpracuje z nawigatorami mapowymi, które wyszukują wszystkie stacje dostępne w określonym promieniu od wyznaczonej trasy. Można też wybrać opcję wyszukiwania wyłącznie stacji lub warsztatów zapewniających określone usługi, np. myjnię, natryski, parking, serwis czy wymianę opon.
Płatne usługi
Mimo trudnej do przecenienia użyteczności omawianych systemów, pozwalają one jednak na stosunkowo proste operacje związane z zarządzaniem kosztami paliwowymi. Chcąc mieć dostęp do pełnego zakresu narzędzi przydatnych w zarządzaniu flotą, fleet manager musi przygotować się na poniesienie pewnych kosztów. Oczywiście źródeł pozyskania odpowiedniego oprogramowania jest wiele, swoje propozycje zaczynają mieć także koncerny paliwowe.
Przykładowo BP proponuje w pełni profesjonalne narzędzie informatyczne zapewniające całkowitą kontrolę kosztów związanych z codziennym funkcjonowaniem floty o nazwie BP FleetExpert. Daje ono możliwości takie, jak darmowa wersja dostępna on-line oraz gwarantuje natychmiastowe alarmowanie o niezgodnościach związanych z transakcjami paliwowymi i umożliwia ewidencję wypadków, napraw, kosztów związanych z poszczególnymi pojazdami. Program ten pozwala wreszcie zarządzać kosztami paliwowymi poniesionymi poprzez płatność kartami paliwowymi różnych firm, co w przypadku większych flot - korzystających z usług wielu emitentów - jest sporym atutem.